Levéltári Közlemények, 91. (2020)
Levéltártan - Szőke Zoltán: „…Az információs társadalom releváns és nélkülözhetetlen memóriaintézményévé kívánunk válni…”. Minőségirányítási rendszer bevezetése a Magyar Nemzeti Levéltárban
felfogható dokumentum rámutatott, hogy módszertanilag a levéltárszakmai folyamatok az MNL-ben nem egységesek és nincsenek kellően dokumentálva, ami mind az ügyfelek, mind a levéltárszakmai feladatokat ellátó munkatársak, továbbá a támogató feladatokat végzők és a vezetők számára is problémát jelent. Az ügyfelek (kutatók) más-más tagintézményben eltérő kiszolgálást kapnak, ami hátrányos az intézmény megítélése szempontjából. Az azonos feladatokat eltérő módon végző levéltárszakmai dolgozók nem tudják kellő mértékben támogatni az intézményi közös fejlődést, innovációt, részhatékonyságok fejlődnek, a meglévő szakrendszerek használata is eltérő színvonalú. Egységes feladatleírások és munkaköri követelményrendszer (kompetenciatérkép) hiányában nehézségekbe ütközik a differenciált és feladatorientált képzések, továbbképzések szervezése. A szervezeti tudásmenedzsment, a közös fejlődés gátakba ütközik. Ezekből eredően a fel nem használt közös tudás, innovációs készség veszteségként jelentkezik. A támogató feladatokat végzők nem egységes, hanem szervezeti egységenként, tagintézményenként eltérő feladatellátása többletmunkát, hibázási lehetőségeket rejt magában. A vezetők számára a folyamatok nehezen átláthatók, mérhetők és fejleszthetők. A szétosztott figyelem miatt a vezetési, irányítási tevékenységek során a hangsúly inkább a problémák kezelésén van, és nem az innovatív megoldások keresésén, támogatásán. A felmérés eredményeinek birtokában kezdődött meg az MNL levéltárszakmai munkafolyamatainak szakterületek szerinti meghatározása és kidolgozása. A folyamatok kidolgozása érdekében minden szakterületi felelős saját kiscsoportot alakított, amelybe bármely MNL-munkatársat saját hatáskörében meghívhatott. A kiscsoportok önálló feladata volt az adott szakterület összes munkafolyamatának meghatározása, elnevezése, céljának meghatározása, majd a munkafolyamathoz tartozó leírás elkészítése. A kiscsoportok közös feladata volt, hogy kialakítsanak egy olyan sablont, melybe az összes levéltári szakterületre vonatkozó munkafolyamat leírását a projekt során elkészítik. Nagy hangsúlyt kapott ez a feladat, hiszen az elkészített sablon is hozzájárul az átlátható, egységes működéshez, a gyors betanuláshoz. Az elkészült folyamatleírások ebbe az MNL-szinten egységes sablonba kerülnek, ami a leírások mellett minden olyan információt tartalmaz, amelyek szükségesek a folyamat eredményes működéséhez. A főfolyamatok (szakterületeken átívelő munkafolyamatok) leírását folyamatábra fogja kiegészíteni. Az adatokkal kitöltött sablonok egy kereshető webes nyilvántartó rendszerbe kerülnek, amely az MNL minden dolgozója számára elérhető lesz. Az ISO 9001 MIR-rendszer létrehozása és felkészülés a tanúsításra Az ISO-rendszer bevezetése stratégiai döntés az MNL számára. A szabványon alapuló minőségirányítási rendszer alkalmazásának legfőbb előnye a szervezet számára annak a képessége, hogy bizonyítottan, folyamatosan olyan termékeket szállít és olyan szolgáltatásokat nyújt, amelyek eleget tesznek a felhasználói elvárásoknak, a Minőségirányítási rendszer bevezetése a Magyar Nemzeti Levéltárban 93
