Levéltári Közlemények, 91. (2020)
Levéltártan - Nagy Adrienn: Mintavételes selejtezés a jogszabályi változások tükrében a Magyar Nemzeti Levéltárban
117 NAGY A DRIENN MINTAVÉTELES SELEJTEZÉS A JOGSZABÁLYI VÁLTOZÁSOK TÜKRÉBEN A MAGYAR NEMZETI LEVÉLTÁRBAN A köziratokról, a közlevéltárakról és a magánlevéltári anyag védelméről szóló 1995. évi LXVI. törvény 3. §-ának 2020. július 1-jétől hatályos módosítása nyomán az értelmező rendelkezések sorába beemelték a levéltári szakma képviselői által az elmúlt évtizedekben is alkalmazott mintavételi eljárás fogalmát. Ez a közlevéltár által kezdeményezett olyan eljárás, ami a selejtezendő iratok levéltári átvétele érdekében történik. Mégpedig olyan esetekben, amikor „az irattári tétel egészének levél tárba adása nem indokolt, de egyes ügyiratok maradandó értékű iratként történő kiemelése és levéltárba adása a levéltári érdek érvényesítése céljából szükséges.” 1 A mintavételi eljárás a gyakorlatban már alkalmazott módszer jogszabályi kodifikálása, ami fontos mérföldkő mind a selejtezhető, mind a maradandó értékű iratok tekintetében. Ugyanis a közlevéltáraknak 2020 júliusától már a jogszabályban is rögzített módon van lehetőségük mérlegelni, hogy az adott irattári terv szerint selejtezhető tételszám alá sorolt iratanyag esetében mintavételi eljárással visszatartson, azaz maradandó értékűnek minősítsen egyes ügyiratokat, vagy akár egy teljes tételt. Ez a lehetőség a maradandó értékű iratok esetében is fennáll, azaz a levéltárnak lehetősége van például egy 15‒20 évvel korábban maradandó értékű tételszám alá sorolt iratanyag kapcsán a korábbi besorolást felülbírálni, így adott esetben nem a teljes iratanyagot, hanem például mintavételi eljárással annak csak a valóban maradandó értékű részét átvenni. A levéltári törvény ezen módosítása hozzájárul ahhoz, hogy a közfeladatot ellátó szervek irattári anyagának valóban az a része kerüljön levéltárba, egyúttal egy szakszerűen kezelt rendszerben megőrzésre, amely megfelelő forrásanyag lehet a közérdekű adatszolgáltatás és a tudományos kutatás számára is. A Magyar Nemzeti Levéltár (MNL) Iratkezelés-felügyeleti Osztálya az elmúlt öt évben kiemelt figyelmet fordított arra, hogy az egyes közfeladatot ellátó szervek iratkezelési szabályzatának kötelező mellékletét képező irattári terv azon tételei esetében, melyek az adott szerv szakmai tevékenyége során keletkező, összességükben nem maradandó értékű ügyiratokat tartalmaznak (például külön jogszabály által meghatározott őrzési idővel rendelkező pályázati anyagok), mintavételi eljárást alkalmazzon. Az összességében nem maradandó értékű tételek esetében érdemes a mintavételi eljárás módszertanát segítségül hívni, így biztosítva azt, hogy az 1 Az 1995. évi LXVI. törvény a köziratokról, a közlevéltárakról és a magánlevéltári anyag védelméről. https://net.jogtar.hu/jogszabaly?docid=99500066.tv (Utolsó letöltés ideje: 2020. augusztus 29.)
