Levéltári Közlemények, 90. (2019)
Türke Gábor: A Belügyminisztérium irattári anyagába tartozó maradandó értékű, hiteles elektronikus másolatként tárolt digitális iratállomány levéltári átvétele
Az együttműködési megállapodás A megállapodás értelmében a Belügyminisztérium Központi Irattára az alábbi iratanyagokat adta át a levéltárnak: Belügyminisztérium, 1993–2006, 2010–2011; • Önkormányzati és Területfejlesztési Minisztérium, 2006. augusztus 1. – 2008. • április 9. Önkormányzati Minisztérium, 2008. április 9. – 2010. szeptember 1.; • Igazságügyi és Rendészeti Minisztérium rendészeti és büntetőpolitikai szakte• rület, 2006. augusztus 1. – 2010. szeptember 1. Turisztikai Hivatal, 1995–2006. • Összesen mintegy 187,35 ifm-nyi dokumentum került feldolgozásra és a fenti három módozat valamelyike szerinti átadásra,5 ebből 179,708 ifm elektronikus irat átadás volt. Lényeges kiemelni, hogy ebben az esetben még nem elektronikusan keletkezett állományokról, hanem papíralapú, utólag digitalizált dokumentumokról beszélhetünk. Az iratoknak három típusa volt: Eredetileg papíralapú iktatókönyvben nyilvántartásba került, a Robotzsaru • iratkezelő rendszer archiválási felületén rögzítésre került iratok. Eredetileg a Lotus Notes iktatórendszerben rögzített eredeti iktatókönyvi • metaadatok exportjából származó Excel-táblázat adatai és a hozzájuk tartozó iratok pdf-formátumú képei. A korábbi KIR3 iktatórendszerből a Robotzsaru rendszerbe migrált adatok. • A három típus leírása nem teszi egyértelműen világossá, hogy a 34/2016. EMMI-rendeletben hivatkozottak közül pontosan melyikről van szó (1-es, 2-es, 3-as vagy 4-es típusú SIP-ek, lásd fentebb). Ezeket a továbbiakban érdemes tisztázni, a levéltári rendszerbe való betöltés során ugyanis fennakadást okozhat a pontatlan definícióból eredő téves típusmegállapítás: a folyamat elején a programnak meg kell adni, mely típusú SIP-pel kell dolgoznia, annak megfelelő paramétereket vár majd az adott fájltól. A folyamat technikai kivitelezéséhez szükség volt a 451/2016. (XII. 19.) kormányrendeletnek megfelelő, zárt láncú hiteles elektronikus másolatkészítésre. A Belügyminisztériumban a hiteles elektronikus másolatkészítés a következőképpen történt. 5 E dolgozat csak az elektronikus iratok átadási eljárásával kíván foglalkozni. A papíralapú irat anyag hagyományos átadás-átvételi eljárással került be a levéltárba. A Belügyminisztérium digitális iratállományának levéltári átvétele 103
