Levéltári Közlemények, 85. (2014)
Mérleg - Kincses Katalin Mária-Tuza Csilla: Céhtörténeti kutatások és számítógépes adatbázis
Mérleg korábbi szöveges adatbázist Folio Builder-be konvertálták. Az első adatbázis egyes rovatainak korlátozott befogadóképessége a Folió-ban már nem jelentett problémát, így a korábbi köteteket is ki lehetett egészíteni fontos, de kényszerűségből korábban kihagyott információkkal, az utolsó köteteket pedig már eleve ebben a verzióban dolgozták fel, illetve az 1867-1918 közötti, az Őfelsége Személye Körüli Minisztérium fondjában őrzött Királyi Könyvek adataival és felvételeivel is kiegészült az adatbázis. Ugyanebben a Folio-programban készült el a már több millió karaktert tartalmazó Urbaria et Conscriptiones (Magyar Kamara Archivuma) adatbázis is. Hatalmas sikerként könyvelhette el az Országos Levéltár a Diplomatikai gyűjtemény adatbázisban történő rögzítését, az oklevelek fotójának digitalizálást és az adatbázishoz rendelését. Az 1990-es évek végére az Országos Levéltárban több adatbázis létezett, melyek a legkülönbözőbb felépítésű, típusú, információtartalmú iratanyagokhoz készültek. Az adatokat többféle adatbázisban rögzítették, és a sokféleség miatt felmerült az átjárhatóság problémája is. Könnyen előfordul ugyanis, hogy egy bizonyos információ (például személy, helység stb.) több adatbázisban is felbukkan, melyeket ezért egyenként át kellett néznie a kutatónak. A 2000-es évek elejétől kezdve már arra is gondolni kellett, hogy az adatbázisokat nem csak egymással kellene átjárhatóvá tenni, hanem az európai normáknak is meg kell feleltetni. Az Országos Levéltárban indult E-levéltár program felvállalta ennek megoldását, mára nemcsak az Országos Levéltár, de több más levéltár adatbázisának közös keresőprogramját érhetjük el az E-levéltár felületén keresztül.33 A program azért sikeres, mert egy körültekintő szakmai előkészítő munka előzte meg: 2000-ben levéltáros szakemberek felmérték, hogy - az akkor már e tekintetben élen járó - német levéltárakban milyen programokat és hogyan használnak segédletkészítésekhez és a nyilvántartáshoz.34 A levéltár jelenleg készülő adatbázisai (többek között a címereslevél adatbázis, 1715. és 1720. évi országos összeírások adatbázisainak kiegészítése, a 16-17. századi dikajegyzékek, a dualizmuskori miniszter- tanácsi jegyzőkönyvek pontosítása, legújabban a Nemzetvédelmi Egyetemmel közös programban az 1945 utáni belügyminisztériumi parancsgyűjtemény feldolgozása) már minden párhuzamosan futó adatbázissal kompatibilisek, az európai normáknak megfelelnek, és közös keresőprogramba illeszthetők. 33 Lásd: www.eleveltar.hu/kereses (a letöltés időpontja: 2014. augusztus 20.) Az E-levéltár, hivatalos nevén Elektronikus Levéltári Portál, az Országos, majd Magyar Nemzeti Levéltár és Budapest Főváros Levéltárának közös projektjeként indult a 2000-es években. Jelentős Európai Uniós támogatásokkal jött létre, feladatai kezdettől fogva szerteágazóak voltak. Az E-levéltár elsősorban az elektronikus és digitalizált levéltári anyagok közzétételét, online-elérhetőségét szolgálja, e célból egyrészt a korábban készült adatbázisok egységesítését és átjárhatóságát végezte el, illetve jelenleg az európai normáknak is megfelelő, közös keresőprogramhoz csatolható adatbázisok készítését végzi. Az E-levéltár keretei között valósulhatott meg az is, hogy a levéltárak 2013 óta készen állnak elektronikus iratok átvételére, kezelésére és kutathatóvá tételére, és Európa több levéltárában egységesen használt új nyilvántartási rendszer, a scope- Archiv üzemeltetésére. Az E-levéltár irányítja a digitalizálási munkálatokat, és biztosítja a tárhelyet a hatalmas mennyiségű digitalizált anyag számára. 34 Körösmezei-Németh-Tuza, 2001. 272
