Levéltári Közlemények, 80. (2009)

Levéltári Közlemények, 80. (2009) - Műhely - LACZLAVIK GYÖRGY: Csilla von Boeselager bárónő hagyatékának rendezése Höllinghofenben (2008. október 15,-december 18.)

Műhely fel tudtuk használni a rendezés során. Különösen a Wolhard von Boeselager báróval való beszélgetéseket emelném ki, aki egyik fő alakítója volt a báróné halála utáni időknek és változásoknak. Munkamódszer A rendezés helyszínéül a kastély Neubau szárnyában lévő könyvtárat jelölték ki, ahol rendezőasztalként egy használaton kívüli pingpongasztal szolgált. Optimális körülményekről tehát nem beszélhetünk. A rendezés első feladata volt a feldolgozandó iratok összegyűjtése. Az első probléma volt a fondképző OH jelenleg is használt irodájából az archiválni szánt iratok kiválogatása. Határévnek 1995-öt jelölték ki. Első körben 157 gyűrűs doszsziét (Aktenordner) vettünk át és szállítottunk a munkahelyünknek kijelölt könyvtárba. A dossziék egy bizonyos, az irodában kidolgozott rend alapján sorakoztak, amelyről a gerincükön olvasható feliratok tanúskodtak. Az első héten valamennyi rendelkezésünkre álló dossziét átlapoztunk, hogy nagy vonalakban tisztába jöjjünk az iratanyag jellegével és felépítésével. Mindegyiket külön sorszámmal láttuk el, majd készítettünk egy listát a dossziékról és azok körülbelüli tartalmáról. Ez a munka, mint utóbb kiderült, nagyon hasznos volt. Gyorsan világossá vált ugyanis, hogy az egész hagyatékot egyben kell kezelni. Bizonyos időszakokban lehetetlen lett volna az aktákat fondképzők alapján szétválasztani. Ez az alapítvány történetének és az alapító munkamódszerének volt a következménye. Kezdeményezéseinek felépítésekor Csilla von Boeselager kezdetben barátaira és ismerőseire támaszkodott, később pedig, amikor a szervezeti keretek kitágultak, az első munkatársakból is barátok váltak. Emiatt a magán- és hivatalos iratanyag összekeveredve, egymással összekapcsolódva volt megtalálható. Ráadásul a báróné több szervezetet is irányított, számára pedig nem az számított, hogy egy ügyben melyik szervezete nevében jár, így legtöbbször a projektek közösek voltak, ami az iratkezelésen is érezhető volt. A feldolgozandó anyag így kb. 196 gyűrűs dossziéra, azaz kb. 12 ifm-re szaporodott. Az első héten végzett felmérésünk kapcsán 23 dosszié számlakivonatot (kb. 1,31 ifm) azonnal „kiselejteztünk". A selejtezés a gyakorlatban azt jelentette, hogy az anyagot elkülönítettük, vagyis kizártuk a feldolgozandó és archiválandó iratok közül. Ezt a feldolgozás során később további dossziék követték. A selejtezett (kassiert) iratok listája: - azonnal selejtezett számlakivonatok 1,31 ifm - napi forgalomhoz használt másolatok 0,22 ifm - UMCD személyzeti anyagok (bérszámfejtéssel kapcsolatos 0,06 ifm iratok) - elismervények az adományokról 0,28 ifm 362