Levéltári Közlemények, 58. (1987)
Levéltári Közlemények, 58. (1987) 1–2. - Ember Győző: Az irattár / 55–82. o.
76 Ember Győző Az ilyen — egyben selejtezési tervül is szolgáló — irattári terveknek a készítésében természetesen a levéltári hatóságoknak, vagy a gyűjtőkörileg illetékes levéltári intézményeknek is részt kell venniök. ők határozzák meg, hogy a kérdéses irattár mely egységei azok, amelyek levéltári értékűek, amelyek nem selejtezhetők ki. Ezt a tényt a kérdéses irattári egység címe mellett feltüntetik. A többi irattári egységről pedig az iratképző szerv vagy személy állapítja meg, hogy mennyi ideig van rá szüksége, mikor selejtezhető ki. Ezt a tényt is feltüntetik az egységek címe mellett. A fenti módon a selejtezési terv az irattári tervvel egy időben még az iratok létrejötte előtt elkészül. Az ilyen selejtezési terv alapján gyorsan és automatikusan lehet az irattári selejtezést elvégezni. A tömeges irattermelés korszakában az irattári selejtezést ésszerűen elvégezni csak így lehetséges. Az ilyen irattári selejtezési terv nyilvánvalóan nem tudja biztosítani, hogy a kiselejtezhetőnek minősített irattári egységekbe ne kerüljenek egyes levéltári értékű iratok, hogy azokat ki ne selejtezzék. De nincs olyan irattári selejtezési terv, amely ezt biztosítani tudná. Minden irattári selejtezés együttjár bizonyos hányadú értékes anyag pusztulásával. Azt az időt, ameddig az iratképző szervnek vagy személynek működéséhez szüksége van az irattárában őrzött iratokra, irattározási időhatárnak nevezik. Ezt az időhatárt általában években szokták meghatározni, és az iratoknak az irattári őrizetbe kerülésétől számítják. Irattári segédletek Az irattári segédlet olyan irat, amelyet valamely irat képző szerv vagy személy ügyintézése során készít azzal az elsődleges rendeltetéssel, hogy az iratainak biztonságos megőrzését és minél könnyebb használhatóságát segítse elő. Az irattári segédlet az iratképző szerv vagy személy ügyintézésének különböző részlegeiben, különböző fázisaiban készülhet, nemcsak akkor, amikor az iratok már irattárba kerültek. Irattári segédletnek azért nevezik, mert bárhol és bármikor készül is, végül az irattárba kerül és annak a munkáját szolgálja. Irattári segédlet pl. az iktatókönyv mutatója, amely az iktatás után készül ott, ahol iktatnak. Végső helye azonban az irattár, annak a segédeszköze. Irattári segédletül használhatók az ügyintézés során keletkezett egyes olyan iratok is, amelyeknek elsődleges rendeltetése más volt, mint az irattári segédleteké. Ilyen iratok pl. az iktatókönyvek, a tanácsülési jegyzőkönyvek. Az ilyen iratokat azonban helytelen irattári segédletnek tekinteni, s az irattári segédletek számának csökkentése, az ügyintézés egyszerűsítése címén kiirtani őket, amint az nálunk egy időben az iktatókönyvekkel történt. A régebbi időkben az irattári segédletek általában az irattárakban készültek. Az irattárakban külön segédleteket készítettek az odakerült iratokhoz még abban az esetben is, ha az iratképző szerv más részlegében, pl. az iktató- vagy a kiadóhivatalban, készített kitűnő segédletek álltak rendelkezésére. Napjainkban az irattári segédletek általában az irattári anyag keletkezését megelőzően, vagy keletkezésével egy időben készülnek.
