Levéltári Közlemények, 58. (1987)

Levéltári Közlemények, 58. (1987) 1–2. - Ember Győző: Az irattár / 55–82. o.

56 Ember GyŐző Az iratkeletkezést nem szabad összetéveszteni az iratkeletkeztetéssel, más kifejezéssel mondva az iratképzéssel. Az iratképzés valamely szervnek vagy személynek — az iratképzőnek — az a tevékenysége, amelynek során részben általa, részben hozzá írt, rendeltetésszerűen nála maradó iratok keletkeznek, illetve kerülnek együvé. Az iratképzés során különböző helyeken, csak részben az iratképzőnél, keletkezett, írt iratok kerülnek egy közös helyre, az iratképző szervnek vagy személynek az iratai közé, ahova rendeltetésszerűen tartoznak. Egy iratképző szerv iratai közé tartoznak először is a nála keletkezett és rendeltetésszerűen nála maradó iratok, amilyenek az iktatókönyvek, a különböző tanácskozásokról készült jegyzőkönyvek, az előadói ívek a rájuk írt különböző feljegyzésekkel, köztük a szerv által más szervekhez vagy személyekhez írt iratoknak a fogalmazványaival, az általa kötött szerződéseknek, megállapodásoknak másodpéldányai stb. Másodszor oda tartozik minden hozzá írt vagy hozzá eljutott olyan irat, amelynek rendeltetésszerű helye nála van, nála kell maradnia. Végül oda tartozik minden segédlet, mutató vagy lajstrom stb., amely a nála keletkezett és a hozzá érkezett, rendeltetésszerűen nála maradó iratokhoz készül. Egy iratképző személy esetében lényegében ugyanaz az eset, mint egy irat képző szervnél. Iratai közé először ugyancsak a nála keletkezett és rendeltetésszerűen nála maradó iratok tartoznak. Ilyenek a különböző személyi iratok, mint az anyakönyvi kivonatok, az iskolai bizonyítványok, köztük a diplomák, az alkalmaztatásával kapcsolatos iratok, a vele kapcsolatos megbízatások, megállapodások, szerződések másodpéldányai, az általa írt feljegyzések, naplók emlékiratok, az írói művek fogalmazványai, különböző szervekhez és személyekhez írt iratainak a fogalmazványai stb. Másodszor oda tartozik minden hozzá írt vagy eljuttatott olyan irat, amelynek rendeltetésszerű helye nála van, nála kell maradnia. Végül mindenféle segédlet, amely irataihoz készült. Meg kell jegyezni, hogy az iratkeletkezés és az iratképzés esetében az irat nem a köznapi értelemben vett iratot jelenti, hanem a levéltári iratot, miként arról az Irattan című fejezetben volt szó. És azt is érdemes megemlíteni, sokan nem tudják megérteni és elfogadni, hogy az irat képzője nem mindig az a szerv vagy személy, amely vagy aki az iratot írta, hogy nem feltétlenül annak az iratai között van a helye. Nemzetközi tárgyaláson történt, hogy Trianon után Magyarországtól elcsatolt megyéknek a Trianon előtti magyar Belügyminisztériumhoz írt felterjesztéseit visszakövetelték azon a címen, hogy a kérdéses megyék iratai között van a helyük. Jeles magyar irodalomtörténészek azt tartják rendjén valónak, hogy pl. Arany János bárkihez írt levelei Arany János iratai között legyenek. Az iratképzés során keletkezett iratok együttese az iratképző szerv vagy személy irattára vagy regisztratúrája avagy fond ja. Az iratképzést ezért irattárképzósnek, regisztratúraképzésnek is nevezik. Mondják az iratképzést iratkeletkeztetésnek, irattermelésnek is. Egyik sem szerencsés kifejezés. Az iratkepző az a szerv vagy személy, amelynek, illetve akinek a működése — az iratképzés — során részben általa, részben hozzá írt, rendeltetésszerűen nála maradó iratok keletkeznek, illetve kerülnek együvé. Az iratképzőt irattárképzőnek, regisztratúraképzőnek, fondképzőnek és helytelenül iratkeletkeztetőnek vagy irattermelőnek is nevezik. Az iratképző szervek és személyek között természetes (fizikai) és jogi