Levéltári Közlemények, 56. (1985)

Levéltári Közlemények, 56. (1985) 2. - KRÓNIKA - Szűcs László: Az európai levéltárosok konferenciája az iratkezelésről és az iratkezelés szervezéséről : Budapest, 1985. ápr. 23–26. / 269–275. o.

270 Krónika Éppen az elmondottak következtében az ötvenes évektől kezdve az államigazgatás és az iratkezelés dolgában passzív magatartású levéltárosok részéről fokozódott az érdeklődés e kérdések iránt: egyre gyakrabban szerepelt e témakör a szakfolyóiratok oldalain és a konferenciák napirendjén. Legutóbb Bratislavában, a 22. Levéltári Kerekasztal-konferencia vitatta e kérdéseket — ami egyben közvetlen kiindulást is jelentett a budapesti tanácskozás megrendezéséhez. A budapesti tanácskozás előkészületei még 1983-ban megkezdődtek. SIEGFRIED BÜTTNER, a Német Szövetségi Köztársaság Levéltárának (Koblenz) osztályvezetője és MICHAEL ROPER, az Egyesült Királyság (Anglia) Közlevéltára iratigazgatási vezetője kapott megbízást egy-egy referátum elkészítésére. Kezdettől fogva korlátozták a szerteágazó témát a központi államigazgatásban keletkező iratokra, illetve a hagyományos formájú dokumentumokra. Az előkészületek során az előadók egyrészt rögzítették saját országuk iratkezelésének helyzetét, másrészt egységes szempontok szerint ifnormációkat kértek az érdekelt országok központi levéltári hatóságaitól a következő problémakörökről: I. Milyen alkotmányos és közjogi viszonyoknak kell megfelelnie az iratkezelésnek az adott országban (mikori az alkotmány, főbb elvei; államforma; államfő; törvényhozás; az igazgatás szervei; önkormányzat és igazgatás helyi szervei; jogszolgáltatás; vallási, oktatási, gazdasági élet irányításának eszközei)? II. Hogyan keletkeznek a központi kormányszervi iratok, ezek megőrzésének, használatának gyakorlata miként alakul (iratkezelési jogszabályok, előírások; az iratokért való felelősség kérdése; az iratkezelés, szervezete; az iratkezelés folyamata; az irattározás rendje; a szervek átszervezésekor az iratok utódlása tekintetében követett gyakorlat; a kezelőszemélyzet létszáma, felkészültsége; magán és hivatali kutatási igények kielégítése; automatizálás, computer használatának kérdése) ? III. Milyen a levéltári szolgálat szerepe a jelenkori iratok létrehozásában, megőrzésében és a felettük való rendelkezés kérdésében (a levéltáraknak az iratkezeléssel kapcsolatos feladatait meghatározó előírások; az iratkezelésben illetékes levéltári intézmények; a levéltári anyag sorsát meghatározó jogszabályok, ezek határai, azaz kivételek a levéltári jogszabály hatálya alól, a miniszterek felelőssége a levéltári anyagért; a közlevéltár szerepe az irattári tervek összeállításában, az iratselejtezések lebonyolításában; a nem iktatott iratok sorsa, az iratok átadása a levéltárnak; a levéltári raktározás; a levéltári anyag használatának engedélyezése; a nem papír alapanyagú dokumentumok sorsa; a levéltárak személyi állománya, képzése). A következő országokból érkezett válasz a feltett kérdésekre: Amerikai Egyesült Államok, Belgium, Csehszlovákia, Franciaország, Finnország, Görögország, Hollandia, Izrael, Jugoszlávia, Kanada, Lengyelország, Magyarország, Nagy-Britannia, Német Demokratikus Köztársaság, Német Szövetségi Köztársaság, Norvégia, Olaszország, Románia, Svájc, Svédország, Szovjetunió. Néhány ország levéltárosaitól — ezen általános szempontú tájékozódáson túl — egy-egy kérdéskörről külön is kértek részletes információt az előkészítők. így Kanada a nem szöveges (térkép, terv, fénykép, mágneses szalag) dokumentumoknak az iratigazgatás folyamatába való bevonásáról; Franciaország a minisztériumokba kihelyezett levéltárosok működéséről; Izrael az angol mandátumi igazgatás iratkezelési hagyomány, valamint a közép- és kelet-európai iratkezelési rendszerek összeegyeztetésének tapasztalatairól; Norvégia az irattárosok képzésében való levéltáros részvételről; Hollandia az iratok selejtezéséről; az NDK az ügyiratképzés és irattározás módszereiről; a Szovjetunió az egységesített állami ügyiratkezelési rendszer bevezetésének tapasztalatairól; Svédország a kutatás és publikálás szabadságát és az adatok védelmét szolgáló törvényes előírások összeegyeztetéséről készített ilyen, úgynevezett esettanulmányt. A bratislavai konferencia vitaeredményein túl a huszonegy ország általános szempontú helyzetképe és a nyolc esettanulmány szolgált alapul végül is a két referátum elkészítéséhez. SIEGFRIED BÜTTNER a központi államigazgatási iratok keletkezésével, megőrzésével és használatuk módjával foglalkozott referátumában, MICHAEL ROPER pedig a levéltári intézményeknek e kérdések szabályozásában, gondozásában betöltött szerepét vizsgálta. SIEGFRIED BÜTTNER rendkívül érdekes előadásának bevezető részében az egyes társadalmaknak az iratok létrehozásában is megnyilvánuló eltérő hagyományaira — és a kérdések elemzésénél ebből származó nehézségekre — hívta fel a figyelmet. A szerteágazó gyakorlat ellenére igyekezett felmutatni az európai országok iratkezelésének közös vonásait. így rámutatott arra, hogy ma már a papír mérete, a postai szállítás (címzés) módja, a hivatkozás és a fejlécszerkesztés, az egyes iratok (jegyzőkönyv, levél, határozat) megjelenési formája szabványosítottnak mondható. Foglalkozott az intézmé-