Levéltári Közlemények, 53. (1982)
Levéltári Közlemények, 53. (1982) 1. - Pap Gáborné: A családi levéltári anyag országos nyilvántartásának terve / 21–33. o.
A családi levéltári anyag, nyilvántartása 29 Cím: Repositorium 14. A kapuvári uradalomra vonatkozó iratok Ha a cím megjelöli a fondképző funkcióját, akkor az is a cím rovatba írandó. A címben ilyenkor a rangjelzést sem rövidítjük. FI.: Név: Esterházy Miklós hg Cím: Miklós herceg őrnagy vagy: Név: Esterházy Pál hg Cím: Pál herceg nagykövet, miniszter 3. Az időkört évszámmal kell meghatározni. Ha ez nem ismeretes, akkor évtized vagy évszázad írandó az adatlapra. Az időkört a felvételhez alapul használt segédletből megállapítható formában kell megadni. A zárójelben közölt évszám (tehát az átírásban, másolatban meglevő irat kelte) is megadandó. Ha a segédletben nincs megjelölve időkör, azt meg kell állapítani. 4. A terjedelmet iratfolyóméterben kell meghatározni. Rövidítve jelölendő: ifm. A segédletben a kérdéses irategységre megadott ifm-szám írandó az adatlapra. Ha a segédlet nem jelzi vagy a nagyobb levéltári egységre adja csak meg a terjedelmet, minden esetben külön kell meghatározni az ifm számát. A darabszinten kezelt és számon tartott iratoknál a terjedelem rovatba a darabszámot kell beírni. 5. Az őrzési hely rovatban az iratot őrző intézmény hivatalosan használt nevét és székhelyét kell feltüntetni (helység és a rendelkezésre álló közelebbi adatot). Magántulajdonosnál a teljes név és lakcím beírandó. 6. A jelzet rovatba beírandó az irategyüttes félreismerhetetlen azonosításához szükséges betű- és számjelzés vagy kombináció. Ha a tárgyalt irategyüttes más levéltárnak (fondnak) a része, mint ami a „név" rovatban szerepel, akkor a betű-szám jelzeten kívül zárójelben meg kell adni a levéltár (fond) nevét is. Pl. Keglevich cs. — P197, Fasc. 17 (Eszterházy, tatai). 7. A rovatban azt a forrást, segédletet kell megnevezni, amelyből az adatokat a felvevő merítette. A segédletet mindenkor az őrző intézmény által adott elnevezés szerint célszerű megnevezni, de szükség esetén rövidítve. (Pl.: Károlyi lt. Repertóriuma.) A rövidítés a levéltárakban általánosan bevett formában történhetik csak (pl. Httan. lt.). - Ha nincs kialakult rövidítés! forma, úgy kell azt megválasztani, hogy az adat félreérthetetlen legyen. 8. A rovatba az adatfelvétel időpontját írjuk. Megjelölendő az év, hó és nap. Folytatólag, a dátum után írandó a felvevő neve. Itt nem szükséges a teljes nevet kiírni, azonban csak kezdőbetűk, vagy betűjel nem használható. Ki kell írni a nevet a lehető legegyszerűbb és legrövidebb formában (pl. Nyulászyné). 9. A megjegyzés rovatban fel kell tüntetni minden, az átlagostól eltérő adatot, körülményt. Észrevételek javaslatok megtételére is itt van lehetőség. Itt kell megjegyezni, ha az előírásnak megfelelően nem állapítható meg valamilyen adat. Ez egységesen történik, a megjegyzés rovatban a kérdéses rovat számának beírásával, mellette kérdőjellel. Az adatokat jól olvasható kézírással vagy géppel írjuk az adatlapokra. Az elkészült adatlapokhoz két példányban összesítőt kell készíteni, amely a lapok számát és az átnézett levéltári anyag felsorolását tartalmazza.
