Levéltári Közlemények, 53. (1982)

Levéltári Közlemények, 53. (1982) 1. - Pap Gáborné: A családi levéltári anyag országos nyilvántartásának terve / 21–33. o.

24 Pap Gábomé összegezve: A nyilvántartás célja, hogy áttekintést és pontos felmérést adjon az országban Őrzött történeti értékű családi és személyi fondokról, Ül. fondtöredékekrol; elvileg tehát mindazokról az iratokról, amelyek családok vagy személyek működése során keletkeztek, akár teljes fondok ezek, akár a fondnak csak töredékei. A nyilvántartás feladata ezért, hogy minden olyan irategyüttest szerepeltessen, amely jelenlegi segédleteinkben személyek családnevén szerepel — akár hivatali működésük, akár magánéletük során keletkezett iratokat foglalnak ezek magukban. A gyakorlati utasításban ezt az elvet igyekeztünk érvényesíteni. C) Az adatgyűjtést az országos levéltárakban, a területi levéltárakban a szaklevéltárakban, a közgyűjteményi kézirattárakban és a védett iratokat kezelő magánszemélyeknél kell végeznünk. Az utasítás külső jegyekkel fogja megkülönböztetni a különböző helyeken készített nyilvántartást. A közgyűjteményekben őrzött, de tisztán irodalmi vagy tudományos kéziratok, irathagyatékok nem tartoznak a tervezett nyilvántartás körébe; csak azok az együttesek, amelyek - legalábbis részben - levéltári jellegű iratokat tartalmaznak. Magában az Országos Levéltárban szinte minden levéltártestet — a meghatározandó módon és szempontok szerint — végig kell nézni a családi kataszter összeállításánál. A Mohács előtti gyűjteményt is nyilvántartásba kell venni, bár a repertórium adatai csak korlátozott tájékoztatást nyújtanak. A repertórium ugyanis az oklevelek provenienciáját közli: milyen levéltárral, fonddal kerültek a közgyűjteménybe. Egyetlen család neve alatt szereplő oklevélcsoportban azonban számos más, sok esetben kihalt család oklevelei is őriztetnek. Ugyancsak nyilvántartásba kerül a térkép és tervtár családi vagy személyi vonatkozású anyaga. A mikrofilmtár filmanyagára a jelen felmérés nem terjed ki. Nem hagyhatjuk figyelmen kívül a nem iratjellegű adathordozók számbavételét sem. A gyarapodó hang- és képanyagot rögzítő tekercsek, lemezfelvételek archiválásának kérdése egyre nagyobb részt kap a megoldandó levéltári szakfeladatok között. - A szaklevéltári adatok felvétele során a nem irat jellegű dokumentumok felmérését a szaklevéltárak számára készítendő külön utasítás szerint kell majd elvégezni. D) Az adatfelvétel módjának megállapításánál alapvető szempont, hogy az iratokról adandó minél teljesebb információ igényét egyeztessük a gyakorlati egyszerűsítés, mechanizálás követelményeivel. A nyilvántartás készítésének első menetében minden irategyüttesről külön adatlap készül. Adatlap készítendő a segédletekben szereplő valamennyi családnév szerint megjelölt irategyüttesről (fond, állag, tétel vagy címzettek szerint rendezett missilis-csoport). Adatlap készítendő azokról az irategyüttesekről is, amelyeknél a család neve csak a családi levéltár egészének vagy nagyobb egységének címében szerepel, de a segédletből nyilvánvaló, hogy a levéltár részei. (Pl. a Festetics család levéltárában a „Vegyes iratok" állag.) - Ide értendők a birtokigazgatási, uradalmi iratok is. A. nyilvántartás készítésének második menetében történik az elkészült adatlapok összesítése, ellenőrzése, összevonása.