Levéltári Közlemények, 53. (1982)
Levéltári Közlemények, 53. (1982) 1. - Borsa Iván: A Magyar Országos Levéltár Mohács előtti gyűjteményei, 1882–1982 / 3–19. o.
Az Országos Levéltár Mohács előtti gyűjteményei 15 det az fogja meghatározni, hogy az egyes állagok, oklevelek fentiek szerint történő feldolgozása mikor fog befejeződni. A gyakorlat igazolta ezt az álláspontot. A Diplomatikai Levéltár jelzetelésének módját alkalmaztuk és az egyes darabokat sorszámokkal láttuk el. A sorszámozást azonban nem 1-gyel, hanem 200 001-gyei kezdtük, hogy egyszer s mindenkorra elkerüljük a két gyűjtemény közti keveredés lehetőségét. Az eddigi tapasztalatok e megoldás helyességét igazolták. A jelzetelés művelete során a hatjegyű sorszám rákerült a boríték jobb felső sarkába, valamennyi fényképre és valamennyi mutatólap felső részére. Törekvésünk az volt, hogy a jelzet minden esetben e célra készült készülékkel történjék, de hiába nyűttünk el tucatnyi készüléket, a kézzel történő jelzetelés a munka folyamatossága érdekében igen sok esetben elkerülhetetlen volt. A legmagasabb DF-szám 1982. május 1-én 285 146 volt. A jelzetelés megtörténtével a mutatólapok nem kerültek vissza a borítékba, hanem a jelzetelő elválasztotta egymástól a két példányt, s ezek a jelzetek rendjében várták a velük esedékes további teendőket. Törzskönyvezés A gyűjtemény állományának rögzítése érdekében a jelzetelést a törzskönyvezés követte. A törzskönyv írógéppel készül és laponként 40 tételt tartalmaz, így 250 lap, vagyis 10 ezer tétel tesz ki egy kötetet. Egy-egy tétel a következő adatokat tartalmazza: DF-szám, fényképtári törzsszám, az eredeti oklevél azonosításához szükséges jelzetrész, a borítékban (csomagban) levő fényképek darabszáma, az oklevélhez készített időrendi mutatólapok darabszáma. A törzskönyvről meg kell jegyezni, hogy nem csupán az állomány nyilvántartására szolgál, hanem segédlet is olyan esetekre, amikor az eredeti oklevél érvényes vagy tradicionális jelzete alapján kell egy oklevelet megkeresni. Ilyenkor a törzskönyv jelenti a szükséges konkordancia-jegyzéket. Ha egy állaghoz pótlólag további oklevél (oklevelek) fényképe érkezett, állománybavétele a soron következő szám (számok) alatt történt, de az oklevél eredeti jelzetét bevezettük az állag első előfordulásának törzskönyvébe ama két tétel közé, ahonnan a pótolt oklevél eredeti jelzete tulajdonképpen kimaradt és utaltunk a pótlás DF-számára. Olyan esetekben, ha a törzskönyvben feltüntetett adatokban változás következett be, azt nyomban javítottuk vagy utaltunk az új adatra. Ha megállapítottuk, hogy ugyanannak az oklevélnek a fényképe valamilyen hiba folytán két szám alatt is megtalálható, valamennyi fényképet egy borítékba helyeztük. Ez esetben az egyik DF-szám adatait töröltük, megjegyezve, hogy mely másik DF-szám alá került. Ugyanez történt akkor is, ha az eredeti oklevél és állagon belüli másolata került együvé. — Ha bármi oknál fogva a borítékban levő fényképek száma változott meg, az új darabszámot nemcsak a boríték bal alsó sarkában, hanem a törzskönyvben is feltüntettük. Ez viszonylag gyakran előforduló eset. Lényegesen ritkábban történik változás a mutatólapok számában, de természetesen ezt is átvezettük mind a borítékon, mind pedig a törzskönyvben.
