Levéltári Közlemények, 51–52. (1980–1981)

Levéltári Közlemények, 51–52. (1980–1981) - Ember Győző: A levéltári rendezés általános kérdései / 31–96. o.

A levéltári rendezés általános kérdései 79 A levéltári rendezés módjai • A következőkben a levéltárbeli — levéltári és raktári - rendezés különböző módjairól, e módok alapján megkülönböztethető fajairól lesz szó. Mindenfajta levéltárbeli rendezésnél az első feladat annak a megállapítása, hogy a rendezésre kerülő levéltári anyagnak mi a provenienciája, milyen szerveknek vagy személyeknek a működésével kapcsolatban keletkezett, milyen szerves fondokat, fondrészeket vagy fondtöredékeket tartalmaz. Ennek megállapítása végett át kell tekinteni a rendezésre váró egész anyagot. Az előzetes vagy első áttekintés során az anyagot rendezni, a rendezés előtti állapotán változtatni még nem kell, nem is tanácsos. Ajánlatos azonban feljegyzéseket készíteni az anyagnak olyan sajátosságairól, amelyeket a rendezés során érdemes figyelembe venni, amelyek támpontul szolgálhatnak a rendezés tervének elkészítéséhez. Az első ilyen sajátosság, mint már említettem, az, hogy az anyagban milyen szerves fondokból származó iratok vannak. Legegyszerűbb a helyzet akkor, ha az anyagban csak egyetlen szerves fonóból való iratok találhatók. Ugyanez a helyzet akkor is, ha az anyag több szerves fond iratait tartalmazza, ezek az irategyüttesek azonban különállóak, irataik nem keverednek egymással. Ebben az esetben az anyag a benne levő szerves fondok szintjén rendezettnek minősül, fondszintű rendezésre nem szorul. A rendezésre váró anyag első áttekintésekor, a benne levő fondok megállapításakor, azt is figyelembe kell venni, hogy az anyagban a szerves fondokon kívül nincsenek-e szervetlen, gyűjteményjellegű fondok is. Nincsenek-e benne pl. különböző szerves fondokból kiemelt középkori iratoknak, szerződéseknek, összeírásoknak, számadásoknak, térképeknek, missilis leveleknek stb. gyűjteményei. Itt is különbséget kell tenni az egymástól elkülönülő és az egymással keveredő gyűjtemények között. Ha a gyűjtemények mind különállók, a rendezésre váró anyag a gyűjteményes vagy szervetlen fondok szempontjából is a fondok szintjén rendezettnek, fondszintű rendezésre nem szorulónak tekinthető. Az anyag első áttekintésekor megállapított fondokat, szerveseket és szervetleneket egyaránt, jegyzékbe kell foglalni, mindegyikről feltüntetve, hogy különálló, vagy pedig iratai keverednek más fondok irataival. Szükséges továbbá a jegyzékben azt is feltüntetni, hogy a fondok terjedelme hozzávetőlegesen mennyi, hány folyóméter, illetve folyócentiméter. Erre azért van szükség, hogy a rendezési terv elkészítésekor, a mennyiségi rendszerezési elv érvényesítésével, dönteni lehessen arról, hogy az anyagban meglevő fondok közül melyeknek a meghagyása indokolt, illetve melyeket ajánlatosabb összevonni. Az előzetes áttekintés során a rendezésre váró anyagban levő akár különálló, akár összekeveredett, akár szerves, akár szervetlen (gyűjteményes) fondoknak, fondrészeknek és fondtöredékeknek, továbbá ezek hozzávetőleges terjedelmének a megállapításán és feljegyzésén kívül, azzal párhuzamosan, a rendezésre váró anyagnak két további sajátosságát is ajánlatos megállapítani és feljegyezni. Az egyik az anyag rendezettsége, a másik segédletekkel való ellátottsága. Az anyag rendezettségét többféle alapon vizsgálhatjuk és határozhatjuk meg. Az anyagban megállapítható rendezettség, illetve rend kialakulásának vagy kialakításának időpontját tekintve, elsőleges vagy eredeti, illetve utólagos vagy későbbi rendezettséget, illetve rendet különböztethetünk meg. Elsőleges vagy eredeti rendezettségét, illetve