Levéltári Közlemények, 51–52. (1980–1981)

Levéltári Közlemények, 51–52. (1980–1981) - Ember Győző: A levéltári rendezés általános kérdései / 31–96. o.

78 Ember Győző elhelyezett levéltári anyag legkisebb levéltári egységnek minősül. Tékában rendszerint nagyobb alakú térképeket tárolnak. A téka kifejezésnek több más jelentése is van, táskát, szekrényt, könyvállványt, könyvpolcot, sőt könyvtárat is jelent. A levéltári terminológiában ezek nem szerepelnek. A tok kemény papírlemezből készült, henger alakú irattároló eszköz. A benne elhelyezett levéltári anyag legkisebb raktári egységnek minősül. Tokban rendszerint térképeket vagy több darabból Összeragasztott hosszú okleveleket tárolnak. A dosszié a tékához hasonló, de kisebb alakú, minden oldalról a lemeznél kevésbé kemény papírral határolt iratőrző. A benne elhelyezett levéltári anyag legkisebb raktári egységnek minősül. A mappa keményebb papírból készült iratborító vagy fedőív, amelynek csak két lapja van. Boritónak vagy fedőívnék, latin nevén palliumnak is nevezik. A boríték abban különbözik a borítótól, hogy alsó és felső részén eleve zárt, eleve nyitott negyedik oldala pedig papírnyelwel leragasztható. E tárolási eszközök, illetve a bennük elhelyezett iratok, csak akkor tekinthetők legkisebb raktári egységeknek, ha különállók, ha nincsenek egy náluk nagyobb tárolási eszközben, pl. egy csomóban vagy dobozban, más levéltári anyaggal. Előfordult régebbi időkben, hogy — rágcsálókkal szembeni védekezésül — zsinórra akasztott zsákban vagy zacskóban is tároltak levéltári anyagot. A bennük őrzött iratokat is legkisebb raktári egységeknek tekinthetjük. A csomó úgy jön létre, hogy a levéltári anyagot 2 kemény papírból készült fedőlemez közé helyezik, amelyeket csatos hevederrel kötnek át. A csomó vastagsága különböző lehet, a Magyar Országos Levéltárban általában 14 cm. Az ilyen csomót mintacsomónak nevezik. A raktárak szabványos méretű állvány polcain 9 mintacsomó helyezhető el. 3 X 3 egymás mögé állítva. A mintacsomók kialakítását mintaállványozásnak mondják. A csomóban elhelyezett levéltári anyag a legkisebb raktári egységek egyik fajtája. A csomóba helyezett kötetek, füzetek, dossziék, mappák, borítékok nem minősülnek raktári egységeknek, noha különállóan azok lennének. A csomót kötegnek vagy halomnak is szokták nevezni, e kifejezések használata nem ajánlatos. Nem kifogásolható ellenben, hogy latin nevén fasciculusnak mondják. A kötet két, kemény anyagból, rendszerint papír le mezből, készült fedőlap, amelybe a levéltári anyagot belekötik. A kötet úgy is keletkezhet, hogy előre bekötött lapokra utólag írják a levéltári anyag szövegét. A kötetbe kötött levéltári anyag csak abban az esetben minősül legkisebb raktári egységnek, ha nincs egybefogva — pl. egy csomón, vagy dobozon belül — más levéltári anyaggal. A füzet csak annyiban különbözik a kötettől, hogy fedőlapjai puhábbak, és hogy a levéltári anyagot e fedőlapok közé nem kötik, hanem fűzik. A füzeteket rendszerint nem különállóan tárolják, hanem más tárolási eszközökben, csomókban, dobozokban stb. A füzet ezért csak ritka esetekben válik legkisebb raktári egységgé. Gyakori ellenben, hogy nem raktári, hanem levéltári egységeket alakítanak ki füzetek formájában.