Levéltári Közlemények, 51–52. (1980–1981)

Levéltári Közlemények, 51–52. (1980–1981) - Ember Győző: A levéltári rendezés általános kérdései / 31–96. o.

A levéltári rendezés általános kérdései 75 A minisztériumok és más kormányzati szervek iratkezelésében iktatószámoknak is nevezik az ügyiratdarabokat, az irattári és levéltári jelzetükül szolgáló iktatószámok alapján. Az iktatószám kifejezésnek, miként az alapszámnak, kettó's jelentése van. Jelenti egyrészt a számrendi alapon, mégpedig az iktatói számrendszerben rendszerezett és rendezett ügyiratdarabok rendszerbeli helyét mutató, jelzetéül szolgáló számot. Ebben a jelentésében irattári vagy levéltári jelzet. Jelenti másrészt azt az ügyiratdarabot, amelyet mint irattári vagy levéltári jelzet jelez, amelynek a rendszerbeli helyét mutatja. Ebben a jelentésében irattári vagy levéltári egység. Az egyes irat, amely önmagában álló, egyedi egység, a legkisebb levéltári egység, a vertikális levéltári tagolódásban a legalsó szinten foglal helyet. Az egyes irat önmagában állása, egyedisége nem azt jelenti, hogy minden esetben egyben különálló fizikai egység is, bár sok esetben az. Egyes irat lehet egy kettőbe hajtott négyoldalas ív papírra írt levél, ilyenkor különálló fizikai egység, de lehet 3 ilyen ívnek 12 oldalára írt levél is, amely különálló fizikai egységnek csak akkor minősül, ha a 3 ívet valamilyen módon egymáshoz kapcsolják, pl. összefűzik. Az írott szöveget tartalmazó füzeteket és köteteket, mint különálló fizikai irategységeket, mindig egyes iratoknak minősítjük, akár üres füzetbe vagy kötetbe írták a szöveget, akár korábban leírt szövegeket utólag fűztek vagy kötöttek egybe. Gyakran előfordul, hogy az egyes iraton vagy az egyes iratban egy vagy több más irat is van. így pl. egy beadványon a rája írt válasz vagy a királyi könyvek egy kötetében több uralkodói adománylevélnek a másolata. Az ilyen iratokat, hogy az egyes iratoktól megkülönböztessük őket, egyedi iratokridk nevezzük. Az egy iraton vagy benne levő egyedi iratok közül csak egy minősül egyes iratnak, lehet levéltári egység. Levéltári egység ugyanis, amelynek a levéltári rendszerben külön, meghatározható helye van, csak valamely fizikai irategység lehet. Az egy iraton vagy benne levő egyedi iratok közül általában a legutolsót, a legkésőbben keltet tekintjük egyes iratnak, levéltári egységnek, amely a kérdéses irat provenienciáját, helyét a levéltári rendszerben meghatározza. Beadványra írt válasz esetében a válasz minősül egyes iratnak, levéltári egységnek, amely a két egyedi iratot együtt tartalmazó fizikai irategységnek a provenienciáját, levéltári rendszerbeli helyét meghatározza. Olyan egyes irat esetében, amelyben viszonylag sok egyedi irat van, pl. egy királyi könyvben, az egyes irat provenienciáját, levéltári rendszerbeli helyét, nem feltétlenül a legutolsó, a korban legfiatalabb egyedi irat határozza meg, hanem inkább az egyes iratban egybefogott egyedi iratok együttesének azonos jellege, közös kora, tárgya, területi vonatkozása, fajtája, írójuk azonossága stb. Az egyes irat általában természetesen alakult levéltári egység, amely minden levéltári egységben megvan. Előfordul azonban, hogy egyes iratot az irattárakban vagy a levéltárakban mesterségesen alakítanak ki, pl. az uralkodótól érkezett rendeleteket kötetekbe kötik. Az egyes irat nemcsak levéltári, hanem egyben legkisebb raktári egység is lehet. Dyen egyes irat pl. egy kötet. Persze, a kötet nem minden esetben raktári egység. Ha egy