Levéltári Közlemények, 51–52. (1980–1981)

Levéltári Közlemények, 51–52. (1980–1981) - Ember Győző: A levéltári rendezés általános kérdései / 31–96. o.

72 Ember Győző Kialakíthatók sorozatok tárgyi alapon is, olyan módon, hogy több kisebb, rokon tárgyú tárgyi levéltári egységet egy nagyobb tárgyi levéltári egységbe vonnak össze. így vonhatják össze pl. a különböző személyzeti vonatkozású ügyek — alkalmazások, elbocsátások, nyugdíjazások, kitüntetések, jutalmazások, kiküldetések stb. — iratait egy sorozatba, a személyzeti ügyek iratainak a sorozatába. Az ilyen összevonás többszörös is lehet. A bel- és külföldi kiküldetési ügyek iratait pl. előbb a kiküldetési, majd a személyzeti ügyek iratai közé sorolhatják be. Levelezőpartneri alapon is szoktak sorozatokat is kialakítani. A missilis leveleket pl. a címzettek szerint sorolják sorozatokba. Ha egy levélíró sok levelet írt valamely szervhez vagy személyhez, e levelekből is alakíthatnak sorozatot, pl. a magyar kamarának a helytartótanácshoz írt leveleiből. A fentiekben említetteken kívül egyéb alapokon is történhetik sorozatok kialakítása. A sorozatok részben természetesen alakult levéltári egységek, mint általában az iratfajtaiak, az időrendiek és a levelezőpartneriek, részben mesterségesen kialakítottak, mint többnyire a tárgyiak. A ahorozat valamely nagyobb sorozaton belüli kisebb sorozat. Egy sorozaton belül több alsorozat is lehet. Az alsorozat is bontható további kisebb sorozatokra. Ilyen módon három különböző szintű sorozat kapcsolódik egymáshoz. Háromnál több szintű sorozategyüttest nem szoktak kialakítani. A fősorozat olyan sorozat, amelynek alsorozatai további sorozatokra tagolódnak. Ilyen esetben a fősorozat alsorozatait nevezik sorozatoknak, s ezek tagolódnak alsorozatokra. A sorozatok hármas tagolódása tehát: fősorozat, sorozat és alsorozat. A tétel a legkisebb tárgyi, pontosabban: közös vagy rokon tárgyú levéltári egységekből tárgyi alapon kialakított levéltári egység. A tétel középszintű levéltári egység, a középszint alsó határán foglal helyet, utána már alsó szintű levéltári egységek, rendszerint ügyiratok, következnek a levéltári vertikális tagolódásban. Kivételes esetekben, a levéltári rendszerben elfoglalt helyük, valamint terjedelmük alapján, tételnek minősülhetnek nem tárgyi, hanem egyéb, pl. levelezőpartneri vagy időrendi alapon kialakított levéltári egységek is. A missilis levelek gyűjteményén belül pl. — amely egyaránt lehet fond, állag vagy sorozat — tételek lehetnek az egyes személyek által írt levelek. Egy időrendi alapon kialakított levéltári egységen belül pedig — amely ugyancsak egyaránt lehet fond, állag vagy sorozat — másik példaként tételeknek minősülhetnek egy-egy évnek vagy hónapnak az iratai. A tétel kifejezés nem mindig jelölte azt a fogalmat, amelynek jelölésére ma használjuk. Másrészt a tételen kívül más kifejezés is szolgált és szolgál annak a fogalomnak a jelölésére, amelyet ma tételnek nevezünk. A magyarországi feudális kormányhatóságok gyakorlatában bizonyos időszakban tételnek (latinul positiondk) nevezték azt a levéltári, illetve irattári egységet, amelyet ma ügyiratdarabnak mondunk. A mai értelemben vett tételnek pedig kútfő (latinul fons) vagy szám volt a neve. Az 1867 utáni minisztériumok gyakorlatában már azt a fogalmat nevezték tételnek, amelyet ma is annak mondunk. A gazdasági szervek gyakorlatában, múltban és jelenben egyaránt, dosszié a mai értelemben vett tételnek a neve.