Levéltári Közlemények, 51–52. (1980–1981)

Levéltári Közlemények, 51–52. (1980–1981) - Ember Győző: A levéltári rendezés általános kérdései / 31–96. o.

62 Ember Győző A kötött rendszer, amelynél az egyes iratokat valamely irategyüttesbe (rendszerint tételbe) fűzik vagy kötik össze, és így tárolják őket. A kötött rendszernél a tárolás eszköze és a neki megfelelő raktári rendszer és raktári egység rendszerint a kötet vagy a füzet, de más is lehet. A köteteket és a füzeteket lehet pl. polcokon egymás mellé helyezni, ilyenkor raktári rendszerük a kötet- vagy füzetrendszer, maguk pedig legkisebb raktári egységek. De lehet őket csomóba, dobozba vagy dossziéba helyezni, ilyenkor raktári rendszerük csomó-, doboz- vagy dosszié rendszer, maguk pedig nem raktári egységek. A fektetett rendszer, amelynél az iratokat - akár kötetlenül, akár kötve — lapjukra fektetve tárolják. A fektetett rendszernél a tárolás eszköze és a neki megfelelő raktári rendszer és raktári egység különféle lehet, pl. szekrény-, azon belül polc-, azon belül pedig dossziérendszer, a raktári egységek pedig szekrények, polcok és dossziék. Az állított rendszer, amelynél az iratokat élükre állítva tárolják. A tárolás eszköze és a neki megfelelő raktári rendszer és raktári egység ennél a rendszernél is különféle lehet, pl. polcrendszer, azon belül csomó- és kötetrendszer, a raktári egységek pedig polcok, azokon belül csomók és kötetek. A függesztett rendszer, amelynél a levéltári anyagot rendszerint kisebb zsákokba helyezték, amelyeket felfüggesztettek. A tárolás ilyen módjával a rágcsálók ellen védték a levéltári anyagot. Ez a mód ma már idejemúlt. A levéltári anyag védelme, kezelése és használata szempontjából egyaránt, jelenlegi ismereteink és tapasztalataink szerint, a fentiekben ismertetett raktári vagy raktározási rendszerek közül, a tárolás módját tekintve a kötött és a fektetett rendszer, a tárolás eszközét tekintve pedig a polc-, azon belül pedig a dobozrendszer minősíthető a legmegfelelőbbnek. Mégpedig olyan módon, hogy legkisebb raktári egységek a polcokra helyezett dobozok legyenek, azokban pedig a legkisebb középszintű levéltári egységek, a tételek iratai egybefűzve lapjukon feküdjenek. Egy polcra hat dobozt célszerű helyezni, hármat egymás mellé, kettőt-kettőt egymás fölé, illetve alá. Levél tárbeli szintek A levéltári anyag rendezése vagy tagolása során az anyagnak kisebb-nagyobb részei, egységei alakulnak ki és kerülnek csoportosításra. A tagolás és a csoportosítás, miként már volt szó róla, kétirányú: vertikális és horizontális. A vertikális tagolás során nagyobb részeket bontanak kisebbekre, illetve kisebb részekből nagyobbakat alakítanak ki. A horizontális csoportosítás során azonos nagyságrendű részek egymás melletti helyét határozzák meg. A szint a vertikális tagolás során kialakuló részeknek, egységeknek a nagyságrendi helyét jelenti. A szintet annak a levéltárrésznek, annak az egységnek a nevével jelölik, amely azon a szinten helyezkedik el. Szint és egység a legszorosabban összetartozó fogalmak. Szó volt már arról is, hogy a levéltári anyagnak nemcsak vertikális és horizontális, hanem levéltári és raktári tagolódását, ilyen részeit, egységeit is megkülönböztetjük. Ennek megfelelően beszélünk levéltári és raktári szintről is. E kétféle szintet közös néven levéltárbeli szintnek nevezzük.