Levéltári Közlemények, 51–52. (1980–1981)

Levéltári Közlemények, 51–52. (1980–1981) - Ember Győző: A levéltári rendezés általános kérdései / 31–96. o.

A levéltári rendezés általános kérdései 59 raktári rendszerezésnél, mégpedig a levéltári és a raktári egységek horizontális tagolásánál, egymás melletti helyének a megállapításánál, A betűerndi alapot különböző szinteken szokták érvényesíteni magas, közép- és mély szintű levéltárbeli egységeket egyaránt szoktak ezen az alapon horizontálisan tagolni. Levéltári egységek tagolásánál a betűrendi alapot úgy érvényesítik, hogy az egységek címéből kiemelnek egy vezérszót, és az egységeket vezérszavaik kezdő betűjének, illetve betűinek alfabetikus rendjében helyezik el egymás mellett. A betűrendi alap érvényesül a levéltári rendszerezésnél pl. akkor, amikor a mísszilis leveleket előbb a címzettek nevének, egy-egy címzett leveleit pedig a levélírók nevének a betűrendjében helyezik el. Ebben az esetben közép-szintű levéltári egységeket, sorozatokat és tételeket, rendszereznek betűrendi alapon. Magas szintű levéltári egységek rendszerezésénél érvényesült a betűrendi alap pl. akkor, amikor a Magyar Országos Levéltárban a magyar kamara fondjában a departamentumoknak, az ügyosztályi állagoknak az elhelyezése az ügyosztályok címének a betűrendjében történt. Raktári egységek rendszerezésénél úgy érvényesítik a betűrendi alapot, hogy az egymás után következő azonos szintű raktári egységeket, pl. polcokat, az abc betűivel jelölik meg. Raktári egységek esetében a betűrend — miként a számrend is - nem annyira rendszerezés alapjául, nem rendszer kialakítására, hanem inkább annak rögzítésére szolgál. A betűrendi vagy alfabetikus alap érvényesítésével kialakított levéltárbeli rendszert, az így végzett levéltári rendezést, az így kialakult levéltárbeli egységeket, az így létrejött levéltárbeli rendet is betűrendinek vagy alfabetikusnak nevezhetjük. Az anyagi alap érvényesítésénél a levéltári anyag anyagát, az írás fizikai hordozóját, veszik figyelembe. Ez az alap elsősorban levéltári rendszerezésnél, levéltári egységek kialakításánál kerül alkalmazásra, de raktári rendszerezésnél, raktári egységek kialakításánál is figyelembe szokták venni. A levéltári rendszerezésnél az anyagi alap érvényesül pl. akkor, amikor a hártyára (pergamenre) írt iratokat különválasztják a papirosra írtaktól. Még inkább érvényesül az anyagi alap a modern technika által teremtett újfajta anyagokra újfajta módon írt iratoknak a különválasztásánál a hagyományos anyagokra hagyományos módon írt iratoktól. Ezen az alapon választják külön pl. a filmre, a hanglemezre, a hangszalagra, a lyukszalagra írt iratokat a hártyára és papirosra írtaktól. Ezen az alapon kerülnek a kőbe vésett feliratok levéltári intézmények helyett múzeumok őrizetébe, minősülnek levéltári anyag helyett múzeumi anyagnak. A raktári rendszerezésnél az anyagi alap úgy érvényesül, hogy a raktári egységeket a levéltári anyag fizikai sajátosságát figyelembe véve alakítják ki. A filmanyag számára pl. sajátos raktárakat (filmtárakat), ezekben sajátos állványzatot építenek. A legkisebb raktári egységeket, a dobozokat is a filmek anyagának — és egyben alakjának is - megfelelően készítik. Az anyagi alap érvényesítésével kialakított levéltári egységek általában magas szintűek: állagok, fondok, fondcsoportok, szekciók, sőt levéltári intézmény egész anyaga is kialakulhat anyagi alapon (pl. filmlevéltár).