Levéltári Közlemények, 51–52. (1980–1981)

Levéltári Közlemények, 51–52. (1980–1981) - Ember Győző: A levéltári rendezés általános kérdései / 31–96. o.

A levéltári rendezés általános kérdései 55 alapdarabja, ennek iktatószáma lesz az ügyirat alapszáma, amely az ügyirat irattári, majd levéltári helyét meghatározza, amelyet az ügyirathoz tartozó mindenegyes ügyiratdarabon fel kell tüntetni. (Ezt a szabályt azonban rendszerint figyelmen kívül hagyják.) Egy ügyirathoz, egy alapszámhoz különböző évekből való ügyiratdarabok, iktatószámok is tartozhatnak. Az alapszámrendszerben az ügyiratok egy év anyagán belül alapszámaik sorrendjében helyezkednek el. Az alapszámok sorrendje — ellentétben az iktatószámok sorrendjével az iktatószámrendszerben — nem folyamatos, ami abból következik, hogy nem minden iktatószám alapszám is egyben, hogy az iktatószámok jelentős részét alapszámokhoz szerelték, mint elő- vagy utóiratokat. E rendszert különböző, de a fondok szintjénél nem magasabb szintű levéltári egységek tagolására alkalmazzák, az iktatószámrendszerhez hasonlóan mindig együtt az időrendi évrendszerrel, továbbá mindig együtt az iktatószámrendszerrel. A fondokat, az állagokat, a sorozatokat és a tételeket egyaránt szokták először évek, majd az éveken belül alapszámok, az alapszámokon belül pedig előbb újra évek, majd az éveken belül iktatószámok szerint tagolni. Az egyes alapszámokon belül az iktatószámrendszer sajátos formában érvényesül: az iktatószámok nem folyamatos, hanem töredezett, meg-megszakított rendben következnek egymás után. Az alapszámrendszerben az egységek mély szintű, ügyirat szintű levéltári egységek. Az alapszámrendszernek kétféle változatát különböztetjük meg: a változatlant és a változót. A változatlan alapszámrendszernél az alapszám az ügyirat első darabjának az iktatószáma, az ügyirat újabb és újabb darabjait mindig az első darabhoz szerelik. Pontosabban szólva, a szerelés a kérdéses darabot közvetlenül megelőző darabhoz, az előirathoz történik, amely azonban már az alapszámnál fekszik. Az új darabon, annak minden egyes iratán, nemcsak az előirat iktatószámát, hanem az ügyirat alapszámát is feltüntetik. Az ügyirathoz tartozó darabokon azonban a további darabok közül csak az utóiratnak, a kérdéses darabot (az eíőiratot) közvetlenül követő darabnak az iktatószámát jegyzik fel, a további — lényegileg ugyancsak utóiratoknak tekinthető - darabok iktatószámait már nem. A változatlan alapszámrendszernek egyebek mellett az a nagy előnye: nem merül fel annak a szüksége, hogy az alapszám változásakor az új alapszámot az ügyirat minden darabjára, sőt minden egyes iratára rávezessék. A változó alapszámrendszernél az ügyirat alapszáma a hozzá tartozó ügyiratdarabok közül vagy az utolsónak, vagy pedig az utolsó évbeli elsőnek az iktatószáma. E rendszernél az ügyirat darabjai vagy az utolsóhoz, vagy pedig az utolsó évbeli elsőhöz kerülnek. A két változat nemcsak a változatlan alapszámrendszertől különbözik, hanem egymástól is eltérnek. Az előbbinél mindig az előiratokat szerelik az utóiratokhoz, szemben a változatlan alapszámrendszerrel, amelynél mindig az utóiratok kerülnek az előiratokhoz. A másik változatnál pedig egy éven belül az utóiratokat szerelik az előiratokhoz, majd pedig — ha az ügy új évben folytatódik — az új évbeli első iktatószámhoz, tehát a soron következő utóirathoz, szerelik az egész ügyiratot. Ennek az utóiratnak az iktatószáma lesz az új alapszám, amelyhez újból szerelik az utóiratokat, amíg az ügy át nem lép a következő évbe.