Levéltári Közlemények, 51–52. (1980–1981)

Levéltári Közlemények, 51–52. (1980–1981) - Ember Győző: A levéltári rendezés általános kérdései / 31–96. o.

44 Ember Győző kai látják el, és helyezik a raktárak polcaira. Ezen a renden azután nem is változtatnak. A könyvek rendszerezése csak papíron történik, amikor a segédletkészítés, a katalogizálás során osztályozzák őket. Könyvtári anyag esetében, hacsak az anyag nem kis terejdelmű, ez a legcélszerűbb, sőt az egyetlen célszerű módja a rendszerezésnek, a rendezésnek. Levéltári anyag esetében azonban a Bär-féle rendezés csak ideiglenesnek fogadható el. Végleges rend kialakítására a rendezésnek ez a módja nem alkalmas. Ennek oka a könyvtári és a levéltári anyag közötti egyik lényeges különbségben rejlik. Ha a könyvtárakban a papíron kialakított rendszert a raktárakban is érvényesítenék, az újonnan beérkező könyvek elhelyezése a korábbi anyag belső rendjének állandó módosításával, a raktárakban levő anyag állandó mozgatásával lenne csak lehetséges, ami rengeteg munkát igényelne. A levéltári anyag gyarapodásának raktári elhelyezése a korábbi anyag belső rendjének módosítása nélkül lehetséges, csupán a külső, a raktári rend időnkénti változtatását igényli, ami viszonylag kevés munkával elvégezhető. Rendszerezési alapok Az általános jellegű, elvi jelentőségű rendszerezési alapok mellett, amelyeket rendszerezési elveknek nevezünk, vannak a levéltári anyag rendszerezésének konkrétabb jellegű, inkább gyakorlati jelentőségű alapjai is, olyan tényezők, amelyeknek figyelembevételével a levéltári intézmények rendszereznek és rendeznek, a levéltári anyagot részekre tagolják, a részeket csoportosítják, rendszerbe foglalják, rendjét kialakítják. Minthogy a rendszer a rendszerezési alaptól függ, a rend pedig a rendszernek a függvénye, előfordul, hogy a rendszerezési alapot rendszernek vagy rendnek nevezik. Szokták a rendszerezési alapot egyszerűen csak alapnak nevezni. A terminológia egysége érdekében ezeket az elnevezéseket kerülni kell. Bármilyen szoros is az összefüggés rend, rendszer és rendszerezési alap között, mindhárom kifejezés más-más fogalmat jelöl. Az alap kifejezés pedig önmagában nem elegendő a rendszerezési alap fogalmának a jelölésére. Nem helyteleníthető ellenben a rendszerezési alap, nem különben a rendszerezési elv szinonimáiként a rendezési alap és rendezési elv kifejezések használata, mivel a rendezés lényege a rendszerezés. A levéltárbeli rendszerezés és rendezés két nagy területének megfelelően a rendszerezési alapoknak is két fő kategóriáját különböztetjük meg: a levéltári és a raktári rendszerezési alapokat. A levéltári rendszerezés alapjául rendszerint a levéltári anyagnak valamilyen sajátosságát választják, pl. korát, tárgyát stb. Lehet a levéltári rendszerezés alapja a fond- vagy iratképző szervnek vagy személynek valamilyen sajátossága is, pl. hatásköre, illetékessége, szervezete stb. Mind a levéltári anyagnak, mind pedig a fond- vagy iratképzőnek a sajátossága, a levéltári anyag pertinenciájának, vonatkozásának is tekinthető. A levéltári rendszerezés alapjául, különösen nagyobb terjedelmű levéltári anyag esetében, általában nem egy, hanem több rendszerezési alapot választanak, és azokat vegyesen alkalmazzák. Egy hatóság iratanyaga pl. tagolódhatik tárgyi alapon általános és titkos iratokra, az általános iratok tagolódhatnak iratfajtai alapon iratokra és segédkönyvekre, az iratok szervezeti alapon ügyosztályokra, az ügyosztályok iratai időrendi