Levéltári Közlemények, 51–52. (1980–1981)

Levéltári Közlemények, 51–52. (1980–1981) - Ember Győző: A levéltári rendezés általános kérdései / 31–96. o.

A levéltári rendezés általános kérdései 43 családhoz tartozás (családtagok iratai), ugyanahhoz az iskolatípushoz tartozás (általános iskolák iratai) stb. Az ilyen, a pertinencia elve alapján kialakított gyűjteményt lehet azután a proveniencia elvének érvényesítésével tagolni, kisebb részekre bontani. A családtagok iratainak gyűjteményét lehet pl. az egyes családtagok, az általános iskolák iratait az egyes iskolák irataira, azaz szerves irategyüttesekre osztani. Az apró szerves fondokból így egy szervetlen, gyűjteményes fond részeiként szerves tételek vagy sorozatok lesznek. Ez a nagyságrendi levéltári szint már megfelel terjedelmüknek. E példák mutatják, hogy miként egy, a proveniencia elve alapján kialakult szerves fondot lehet a pertinencia alapján tovább tagolni, akként a pertinencia elve alapján kialakult szervetlen fond is részekre bontható a proveniencia alapján. Ami egyben azt is jelenti, hogy nemcsak a fondok lehetnek szervesek és szervetlenek, hanem — elsősorban a szervetlen fondok esetében - a náluk kisebb levéltári egységek is. Az apró szerves fondoknak egy nagyobb szervetlen fondba történő összevonása gyakorlati célszerűségéből egy új rendszerezési elvet, a levéltári anyag rendszerezésére vonatkozó új alapelgondolást vonhatunk le, állíthatunk fel, amelyet mennyiségi elvnek nevezhetünk. A mennyiségi elv azt jelenti, hogy a levéltári anyag rendszerezésénél a kialakításra kerülő levéltárrészek, levéltári egységek mennyiségét, azaz terjedelmét is figyelembe kell venni. Mégpedig olyan módon, hogy ne alakítsunk ki kis terjedelmű magas szintű, és megfordítva: nagy terjedelmű alacsony szintű levéltári egységeket. A levéltári egység szintje legyen összhangban annak terjedelmével. A mennyiségi elv nem helyesli nagy terjedelmű alacsony szintű levéltári egységek kialakítását, pl. azt, hogy egy ügyirat több iratcsomót töltsön meg, ami gyakori eset. Elkerülésére természetesen elsősorban nem a levéltári intézményeknek, hanem az irattáraknak kell törekedniök. A le véltártani irodalom említ még egy rendszerezési elvet. A Bar-félét, amely egy német levéltárosról nyerte nevét, aki először érvényesítette. Inkább rendszerezési módszernek lehet tekinteni, nem pedig elvnek, sőt inkább rendezésinek, mint rendszerezésinek. A Bar-féle elgondolás szerint a levéltári anyag rendezésekor elegendő a rendszert papíron megállapítani, annak tényleges kialakítása felesleges. Ezt az elgondolást olyan levéltári anyag esetében szokták évrényesíteni - másmilyennél nem is célszerű —, amely tárgyi alapon kialakított részekből áll, amelyeknek terjedelme egy füzetnél vagy kötetnél nem nagyobb, és amelyeket rendszerint még az iratképzőknél, az irattárakban össze is fűztek, egybe is kötöttek. E részek így kisebb részekre nem bonthatók, a rendezés során nagyobb részeket, levéltári egységeket alakítanak ki belőlük, rendszerezve, rendszerbe foglalva őket. A rendszerezés előtt a rendezésre váró füzeteket vagy köteteket folyamatosan le sor számozzák. A rendszert papíron kialakítják, és minden kategóriájánál, minden levéltári egységénél feltüntetik, hogy milyen sorszámú füzetek vagy kötetek, milyen sorrend: ben tartoznak a kérdéses kategóriába, levéltári egységbe. A Bar-féle elgondolás értelmében a rendezést lényegében segédletkészítés helyettesíti, teszi feleslegessé. Ez az elgondolás tipikusan könyvtári. A könyvtárak gyakorlatában általános eljárás, hogy a beérkező könyveket csupán formátumuk alapján csoportosítják, mindjárt beérkezésükkor, és az azonos formátumúakat beérkezésük időrendjében folyamatos sorszámok-