Levéltári Közlemények, 51–52. (1980–1981)

Levéltári Közlemények, 51–52. (1980–1981) - Ember Győző: A levéltári rendezés általános kérdései / 31–96. o.

42 Ember Győző figyelmen kívül, de nem mint rendszerezési elv, hanem mint rendszerezési alap érvényesül. Sőt, különböző szerves fondok vagy szerves fondok különböző részeinek a pertinencia elve alapján történő összevonására is sor kerülhet. így jönnek létre pl. a térképtárak, a tervtárak, törvények, rendeletek, szerződések stb. gyűjteményei. Az ilyen azonos pertinenciájú irategyütteseket ugyanis gyűjteményeknek nevezzük, és ugyanúgy fondoknak tekintjük, mint a proveniencia elve alapján kialakított fondokat. De különbséget is teszünk a kétféle fond között. A gyűjteményeket szervetlen fondoknak mondjuk, szemben a proveniencia elve alapján kialakult szerves fondokkal. Mind a proveniencia, mind pedig a pertinencia elvének érvényesítése a levéltári anyag rendszerezésében és rendezésében háromféle elgondolás szerint történhetik. Ezeket az elgondolásokat is rendszerezési elveknek nevezik, bár inkább a rendszerezés és a rendezés módszereinek minősíthetők, minthogy nem annyira elméleti, hanem inkább gyakorlati a jellegük és a jelentőségük. Ezek: az elméleti, a gyakorlati és a komplex rendszerezési elv vagy inkább módszer. Az elméleti rendszerezési vagy rendezési elv vagy módszer érvényesítésekor a rendszerezés során a rendszert - legalábbis a rendszer nagyobb kategóriáit — elméletileg, a rendezésre kerülő levéltári anyagra való különös tekintet nélkül, esetleg annak teljesen figyelmen kívül hagyásával, állapítják meg. A rendszer megállapítása, a rendszerezés előbb történik, mint a rendszer alkalmazása, a rendezés. Az elméleti rendszerezési elvet vagy módszert abasztrakt vagy racionális rendszerezési elvnek vagy módszernek is nevezik. A gyakorlati rendszerezési vagy rendezési elv vagy módszer érvényesítésekor a rendszerezés során a rendszert a rendezésre kerülő levéltári anyagból kiindulva, gyakorlati úton állapítják meg. A rendszer megállapítása, a rendszerezés egyidőben, párhuzamosan történik a rendszer alkalmazásával, a rendezéssel. A komplex rendszerezési vagy rendezési elv vagy módszer érvényesítésekor a rendszerezés során a rendszert az elméleti és a gyakorlati rendszerezési elv vagy módszer együttes alkalmazásával állapítjuk meg. A komplex rendszerezési elv vagy módszer egyesíti az elméleti és a gyakorlati rendszerezési elv vagy módszer előnyeit, kiküszöböli azok merev érvényesülésének a hátrányait. Elmélet és gyakorlat összekapcsolása a levéltári rendszerezésnek is a legcélravezetőbb útja és módja. A levéltári anyag rendszerezése és rendezése közben szerzett gyakorlati tapasztalatok vezettek egy új, az eddigi levéltártani irodalomban nem ismert, rendszerezési elv alkalmazása szükségességének a felismerésére. Ezt a rendszerezési elvett mennyiségi elvnek neveztem el. Azt tapasztaltuk ugyanis, hogy ha a rendszerezés és rendezés során a proveniencia elvét tiszteletben tartva mindenegyes fond-, illetve iratképző szervnek és személynek fennmaradt iratait külön szerves fondba soroljuk be, akkor a változó nagyságú fondok között igen sok igen kis terjedelmű, apró, törpe fondot alakítunk ki. Ha például egy család minden tagjának, vagy minden általános és középiskolának, levéltári őrizetre érdemes, történeti értékű iratai önálló fondókba kerülnének, e fondok túlnyomó többsége minimálisan kis terjedelmű lenne, csak néhány iratot tartalmazna. Márpedig a a fondok magas szintű, általában nagy terjedelmű levéltári egységek, amelyek közé az ilyen kicsinyek nem illenek, egyenkénti kezelésük, nyilvántartásuk, feldolgozásuk sok munkát igényel. Célszerűbb ezeket az apró fondokat valamilyen vonatkozásuk alapján egy szervetlen fondba, gyűjteménybe összevonni. Ilyen vonatkozás lehet pl. ugyanahhoz a