Levéltári Közlemények, 44–45. (1973–1974)

Levéltári Közlemények, 44–45. (1973–1974) - Sashegyi Oszkár: Közigazgatásunk polgári kori ügyviteli és iratkezelési módszereinek kialakulása / 461–503. o.

Közigazgatásunk polgári kori ügyviteli és iratkezelési módszereinek kialakulása 497 tanács ügyosztályai változásait az irattártól függetlenül mindenkor szabadon eszközölhesse". Németh valóban az ügyosztályok ügykörbeosztásától teljesen független irattári tervet dolgozott ki, olyan tervet, amelyre-Lászy joggal mondotta, hogy az a Bach-kori „irattári kezelésnek egy újabb ivadéka". Hueber ehelyett olyan új „lajstromozási tervet" dolgozott ki, amely a helytartótanács számára megfelelőbbnek látszott. A terv a helytartótanácsi iratok számára tizenként „kútfőt", az egyes kútfőkön belül különböző számú „tételeket "irányzott elő. (Kútfő itt körülbelül a régi departamentumnak, tétela régi kútfőnek felel meg.) Hogy a Hueber által kialakított irattári terv a gyakorlati szükségleteknek megfelelt, abból is látható, hogy a kiegyezés után a helytartótanács provizórium-kori iratanyagát különösebb válogatás nélkül tudták szétosztani az egyes minisztériumok között, egyszerűen úgy, hogy mindegyik megkapta a neki megfelelő kútfő vagy kútfők teljes anyagát. A Hueber-féle ügykezelési utasítás szerint az irattárban az iktatóhivatalból áttett beadványokat a „lajstromozási terv szerint kútfő-, tétel- és sorszámmal" kellett ellátni, majd „lajstromozás és felszerelés végett a kútfőkhöz tartozó iratok kezelésével megbízott egyéneknek" átadni, „kiknek kötelességében álland a munkálatokat a sürgős darabokra nézve azonnal, a többieket illetőleg pedig egyfolytában legfeljebb 48 óra alatt elvégezni". — Lajstromozáson az utasítás nem a szó valódi értelmében vett lajstrom, hanem betűrendes név- és tárgymutató készítését értette. „A lajstrom vagyis mutató... minden egyes kútfőre való nézve külön vezettetik" — írja elő az utasítás. Az iratok kútfőnkénti külön mutatózása nem a Bach-kori gyakorlat szerint való. Németh János tervezetében ugyanúgy egyetlen, központi mutatókönyv szerepelt, mint annakidején a Hauer-féle utasításban. Lászy azonban ezt a gyakorlatot a tervezet véleményezésekor célszerűtlennek minősítette. A központi indexet egyszerre csak egy ember használhatja, és „míg egy hivatalnok számára a szükséges irat az egy mutatóban fertály óráig kerestetik, addig több más fogalmazó egyén hasonló esetben a legfelsőbb szolgálat legnagyobb kárára várakozni kényteleníttetik, miért is gyakran, sőt naponta megtörtént — írja, a Bach-korszakra utalva —, hogy az irattárban a szükségelt iratokat szorgalmazó fogalmazó egyéneket nagyobb számmal, mint valamely vásárban kelle szemlélnem..." Hueber ezt megszívlelve írta elő a kútfőkénti mutatózást. Mutatózás és az előiratok szerelése után az ügyiratokat a megfelelő ügyosztályba kellett átküldeni. Elintézés és kiadás, valamint az iktatókönyvben történt „kivezetés" után az iratok visszakerülnek az irattárba. „Az irattár az átvett irományokat átnézvén, és a netaláni hézagok kipótlását azonnal sürgetvén... a lajstromozást még egyszer átnézi és azt az elintézés kívánalma szerint kiegészíti, az iratokat és előiratokat pedig, összehasonlítván az utóbbiakat „a szerelőkönyvben található feljegyzéssel" és azt kitörölvén, az illető kútfők és tételek alatt, irattári sorszám szerint elrakja és későbbi használatra híven őrzi". Irattári sorszám alatt alapszám értendő. Az irattári terv és az alapszám bevezetése, a lajstromozásnak mutatózássaí való pótlása a Bach-kori irattári manipuláció lényeges elemeinek bizonyos változtatásokkal történő újraélesztését jelentette. 32 Levéltári Közlemények