Levéltári Közlemények, 44–45. (1973–1974)

Levéltári Közlemények, 44–45. (1973–1974) - Sashegyi Oszkár: Közigazgatásunk polgári kori ügyviteli és iratkezelési módszereinek kialakulása / 461–503. o.

470 Sashegyi Oszkár portba nem kerülő iratokat továbbra is szétszedték, külön gyűjtve a fogalmazványokat, külön a királyi leiratokat, külön az egyenrangú hatóságoktól érkező leveleket, s ismét külön az alsóbb hatóságok felterjesztéseit. A tárgyi csoportokban azonban, — amelyeken belül további egységeket: ladulákat és fasciculusokat alakítottak ki — beadvány és hozzá kapcsolódó kiadvány-fogalmazat, sőt elő- és utóiratok is, tehát az egész ügyirat együvé került. Az ügyiratok kialakítása azonban ebben a felemás rendszerben még egyáltalában nem volt következetes. Ezen a rendszeren lényegében csak a Niczky-féle 1783. évi reform változtatott. (Az 1780—1783 közötti iratanyag előadók szerinti csoportosítása nem az irattárban, hanem a kiadóhivatalban jött létre.) Niczky még kamaraelnök korában, 1782-ben, Összehasonlítást végeztetett a magyar kamara és a helytartótanács irattári rendszere között, s az e célból általa összehívott bizottságtól javaslatot kért arra nézve, melyik kormányszék irattári gyakorlata szolgáljon a jövőben mintául? A két hatóság irodaigazgatóiból és irattári hivatalainak vezetőiből alakult bizottság a helytartótanács rendszere mellett foglalt állást, s ezt kívánta alkalmazni a két hatóság egyesítése után is.

17 Niczky 1783. évi Planum-ában mégis azt javasolta, vezessék be a helytartótanács irattárában a magyar—erdélyi udvari kancellária irattári rendszerét, s II. József ezt jóvá is hagyta.

18 Miután azonban kitűnt, hogy a kancellária egyszerű numerikus rendszerben kezeli iratait, ez pedig kevésbé felel meg a helytartótanács departamentumokon alapuló ügyintézésének, az átvételtől eltekintettek, s ehelyett a helytartótanács új irattárát departamentum-ok szerint rendezték be. A departamentum-ok száma ekkor 33 volt (köztük pl.: Negotia sanitatis, Objecta politiae in genere, Regulatio zingarorum, Fundationes saeculares, Pupillaria, Gremiali-gratialia, Negotia judaeorum — ezek a nevek a ma használatosaknál jobban érzékeltetik, hogy itt nem szervezeti egységekről, hanem ügycsoportokról, „tárgyosztályokról" van szó). A kiadóhivatal az iratokat elintézés után az ülésjegyzőkönyvekkel együtt az irattárnak adta át, ahol azokat departamentumonként ülésről ülésre haladva lajstromozták és egyúttal mutatózták is. A lajstromozás úgy történt, hogy egy-egy tárgyosztályon belül minden előforduló tárgynak külön numerust vagy fons-számot adtak, s minden iratot, amely e tárgyra vonatkozott, ugyanabba a fonsba (kútfőbe) soroltak. Űgy tervezték, hogy egy lajstromozási periódus öt évig tart majd, s így öt éven belül mindaz, ami egy tárgyra vonatkozik, ugyanannak a fonsnak egy vagy több iratcsomójában lesz majd található. A lajstrom első rovatába került a kútfő tárgya (extractus synopticus matériáé), a másodikba vezették be a kútfőbe tartozó beadványokat, a harmadikba a kiadványokat, valamennyit megfelelő positio-számmal ellátva.

19 Az új helytartótanácsi lajstromok szerkezete hasonlított azoknak a „kézikönyveknek" (manuales) szerkezetéhez, amelyeket korábban a helytartótanács kiadóhivatala vezetett, bár azok nem departamentumok, hanem előadók szerint tagolódtak. A kézikönyvekben 1769-től (az iktatás bevezetésétől) kezdve az előadók által intézett ügyeket megszámozták, egy ügyön (numeruson) belül pedig az egyes iratokat alszámokkal jelölték meg, amelyeket tételeknek neveztek. A helytartótanács új irattári rendszere tehát tulajdonképpen csak annyiban volt új, amennyiben a régi formális szempontokat most már teljesen félretéve, az iratokat az irattárban is az ügyintézés érdekeinek megfelelően, tartalmi szempontok szerint csoportosították. " OL A 39. 1785:12 807. . 1S OL A 39. 1785:10 873. 18 OL A 39. 1785:3106.