Levéltári Közlemények, 44–45. (1973–1974)

Levéltári Közlemények, 44–45. (1973–1974) - Borsa Iván: A magyar medievisztika forráskérdései : medievisztika és a levéltári anyag / 103–121. o.

116 Borsa Iván (A zárójelben láthatóéK betű jelentése: kezelői feladat, az L betűé: levéltárosi feladat.) Felmerülhet a kérdés, hogy az egyes levéltárak és más gyűjtemények által őrzött oklevelek milyen sorrendbe kerüljenek be a fényképgyűjteménybe. Kétségtelenül impozánsabb volna, ha előbb a tanácsi levéltárak, majd az egyháziak, a magyarországi egyéb intézmények s végül a külföldi intézmények által őrzött oklevelei kerülnének be a gyűjteménybe — esetleg ráadásul az egyes kategóriákon belül valamiféle meghatározott rendszerben. Ez a megoldás azonban nem volna arányban azzal a nagy többletmunkával, amelyet igényelne és azzal az időeltolódással, amivel a munka kivitelezése járna. A Magyar Nemzeti Múzeum levéltára okleveleinek a Diplomatikai Levéltárba történt besorolásakor megvalósított hasonló igényes megoldásról az elmúlt két évtized alatt egyébként is megállapítható volt, hogy gyakorlati jelentősége nincs. 5. Időrendi mutatólapok A fényképmásolatok állománybavétele — mint fentebb láttuk — 3 nagyobb fázisban történik. Az 1. és a 3. fázis kezelői szintű munkát jelent, míg a 2. fázist levéltáros végzi. A levéltáros az állománybevételnek ebben a fázisában egyszersmind elkészíti az oklevélhez szükséges időrendi mutatólapot (mutatólapokat). Valamennyi oklevélszöveghez — ideértve a teljes szövegű és tartalmi átírásokat is — készül időrendi mutatólap. E lap a következő adatokat tartalmazza: Az oklevél új jelzete (200 000-en felüli szám) kelte (év-—hó—nap) kibocsátója pecsétje vagy átírója és az átírás kelte régi jelzete. Az időrendi mutatólap elkészítésekor a fényképmásolaton olvasható oklevélnek ugyan még nincs jelzete, így az időrendi mutatólapon az első rovat nem tölthető ki, ez azonban nem okoz problémát, mert a levéltáros az elkészített időrendi mutatólapot (mutatólapokat) a borítékba helyezi. A kezelő a borítékoknak és a bennük levő fényképeknek sorszámmal történt ellátásakor ugyanazt a sorszámot rávezeti (számozó géppel rányomja) az időrendi mutatólapokra is. Az Országos Levéltár Diplomatikai Levéltárának tapasztalatai — a-nagy számok törvénye alapján — azt mutatják, hogy 100 oklevél esetében kb. 140—150 időrendi mutatólappal kell számolni.

34 Az időrendi mutatólapnak két példányban történő elkészítése látszik megfelelőnek. A két példány további sorsa attól függ, hogy az időrendi mutatólapok feldolgozása hagyományos módon (kézi rendezéssel) vagy gépi úton fog-e történni. Hagyományos rendezés esetén az első példányt szoros időrendbe kell rakni, a másodpéldányt pedig kibocsátók szerint, s kibocsátókon belül időrendbe kell beosztani. 34 Az Országos Levéltár Diplomatikai Levéltárához készült időrendi mutatólapok mikrofilmezésekor készült felvételek számát elosztva az oklevelek számával adódott az 1,5-es hányados, amit csökkenteni kellett a közbeiktatott címfelvételekkel. így adódott az 1,4—1,5-es szorzó.