Levéltári Közlemények, 42. (1971)

Levéltári Közlemények, 42. (1971) 1. - Borsa Iván: A Magyar Országos Levéltár Diplomatikai Levéltára egyes adatainak gépi segítséggel történő feldolgozása / 3–32. o.

Borsa Iván időrendi utalólapoknak ez a számozása 1948 után (a DL 39448. számtól felfelé) megszűnt. Felmerülhet a kérdés abban a formában is, hogy most csak ezt a rendszert kellene kiegészíteni. Ennek ellene mond az a körülmény, hogy az első 24382 oklevél esetében történt számozást az azóta négyszeresénél is nagyobbra nőtt gyűjtemény szétfeszítheti, s már a múltban sem voltak elegendők egyes esetekben az ábécé betűi és kettős betűket, alszámokat is alkalmaztak. Ez a rendszer meglehetősen nehézkes volna, de alkalmazását szinte lehetetlenné teszi az a körülmény, hogy az elmúlt évtizedek során végrehajtott helyesbítések és módosítások eredményeképpen egyes mutatólapok helye megváltozott, de áthelyezésük alkalmával már nem gondoltak a régi azonosító szám módosítására. — Ily módon új azonosító szám bevezetése szükséges. Ennek egyik módja az volna, hogy az időrendi mutatólapok teljes állományát l-től kezdődően sorszámmal kellene ellátni. Ennél gyakorlatiasabb azonban az a megoldás, hogy a mutatólapok több részletben kapjanak számokat. Erre Jegcélravezetőbbnek az egy dobozban elhelyezett lapoknak l-től való számozása látszik oly módon, hogy ezt a sorszámot — elöl — ki kell egészíteni a doboz raktári sorszámával. A fentiek figyelembevételével a gépi adatfeldolgozást megelőző levéltári feladat abból állna, hogy a) szabványosított formában rá kellene vezetni a mutatólapokra az oklevél kibocsátójának (kibocsátóinak) adatait, b) ugyancsak szabványosított formában rá kellene vezetni a mutatólapokra az oklevél régi levéltári jelzetét, c) minden mutatólapot azonosító számmal kellene ellátni, ami a mutatólapot őrző doboz sorszámából és a mutatólapnak\a dobozon belül elfoglalt helyét jelző sorszámból állna. Milyen munkát jelentene ez? Az időrendi mutatólapok számát 150 és 160 ezer közé lehet tenni. Biztonság és egyszerűség kedvéért számoljunk 160 000 mutatólappal. Ha az egy mutatólappal kapcsolatosan szükséges munkaidőt két percben állapítjuk meg, ez 320 000 percet jelent. Biztonsági hányadként hozzászámítva ennek 20 százalékát, az időigény 384 000 perc, ami 860 munkanapot jelent. Ez kb. 3 és fél (250 munkanapos) év. Megítélésem szerint a munkának mintegy felét levéltárosnak, másik felét kezelőnek kellene végeznie. Három és félévi levéltári munka ráfordítása biztosítaná, hogy 160 ezer oklevélszövegről egyenként 4 adat, tehát 640 ezer adat állana a gépi adatfeldolgozás rendelkezésére. Ha figyelembe vesszük, hogy egyes mutatólapokon a több oklevélkibocsátó, ül. több régi jelzet miatt 4-nél több adat is van, ez a szám meghaladhatja a 700 000-t. Ami azt is jelenti, hogy ennyi munkával egy teljes gyűjtemény — ráadásul az Országos Levéltár legértékesebb és leggyakrabban kutatott gyűjteménye — minden darabjához lehetne gépi úton több irányú segédletet készíteni. Ezt a munkaidőigényt egyesek sokallják. Az aggályosok számára másik irányból is meg lehet közelíteni a problémát. Ha így tesszük fel a kérdést: Milyen munkateljesítménnyel lehet 700 000 adatot produkálni? Ha bármiféle elvégzett mutatózásí munkára gondolunk — bár ilyen számításokat eddig nem végeztünk — óránként 20—30 adat produkálása igen nagy teljesítménynek számítana. Ez viszont azt jelenti, hogy adatonként 2—3 percre van szükség. 700 000 adat előállítása tehát mintegy 10—14 munkaévet igényelne. Ebből felmérhető, hogy a Diplomatikai Levéltár időrendi mu^ tatólapjairiak alább ismertetendő gépi adatfeldolgozása viszonylag kevés levéltári