Levéltári Közlemények, 42. (1971)

Levéltári Közlemények, 42. (1971) 1. - Borsa Iván: A Magyar Országos Levéltár Diplomatikai Levéltára egyes adatainak gépi segítséggel történő feldolgozása / 3–32. o.

16 Borsa Iván A fentiekben vázolt kezelői munka meglehetősen hosszadalmasnak Ígérkezik, de ennél a munkánál a gép segítségét is igénybe tudjuk venni. Ha ugyanis a régi jelzetek rendjében készült segédlet alapján a levéltáros megállapítja a végleges fond- és állagjegyzék törzsegységeit, akkor a gépnek azt a feladatot kell majd adni, hogy szedje az adatsorokat e törzsegységek rendjébe, s a törzsegységeken beiül pedig az adatsorokat DL-számok rendjébe csoportosítsa, közölje, hogy egy-egy törzsegységen belül hány DL-szám van, s végül írja ki, hogy melyek azok a DL-számok, amelyek több törzsegységnél szerepelnek. így megtakarítottuk az egyes törzsegységeken belül a DL-számok rendezésének munkáját — ami néhány száz vagy több ezer szám esetében (pl. NRA) nem is kevés—, s emberi munka nélkül megtudjuk azt is, hogy melyek a több törzsegységnél szereplő DL-számok. így levéltárosi munka már csak az egyes törzsegységekhez tartozó darabszámok korrekciója lesz. Szólni kell a hibák javításáról, az idők folyamán természetszerűen felmerülő, utólagosan előkerült kiegészítő adatok kérdéséről is. Amikor az előkészített időrendi mutatólapokról az adatok lyukszalagra rögzítődnek, történhetnek olyan leírási hibák, amelyek alapvető zavart okozhatnak a gépi adatfeldolgozás további munkájában. Ezek kiküszöbölése csak a leírt szövegnek az időrendi mutatólapok szövegével való összeolvasása útján oldható meg. Ha az összeolvasás eredményeképpen valamelyik sor hibásnak bizonyul, úgy — miként a nyomdai sorszedésnél — a régi sort törölni kell, s helyette új sort kell írni. (Természetesen a pótlólag írt sorok ugyanúgy összeolvasandók.) Ezeket a sorokat pótlólag a mágneses szalagon, egy tömbben helyezik el, hisz a gépi munka szempontjából teljesen közömbös, hogy a mágneses szalagon az adatsorok milyen egymásutánban rögzítődnek. A hibajavításnak imént vázolt módszere egyszersmind megadja a választ arra a kérdésre is, hogy miként lehetséges új növedék adataival kiegészíteni az elkészült segédleteket. Ahogy a hibás sor törlése után a javított sort utólag betáplálják a gép memóriájába, ugyanúgy lehet azonos módon szerkesztett adatsorokat pótlólag bevinni a gép adattárolójába, s újra elvégeztetni mindazt a műveletsorozatot, amelyet az alapfeldolgozáskor elvégzett. Ennek eredményeképpen ugyanolyan segédletek fognak születni, mint első alkalommal, természetesen kiegészülve az újonnan bevitt adatsorokkal. Ez a gépi munka természetesen újabb költséget jelent. E költségektől függ, hogy milyen mennyiségű kiegészítő adat birtokában érdemes a géppel a teljes kiírási munkát újra elvégeztetni. (Hogy milyen mértékben kell ezt a munkát elvégeztetni, még ki kellene dolgozni, mert pl. nem volna szükség arra, hogy az adatsorokat DL-számok rendjében újra teljesen kiírja, hisz ezekben a sorokban nem következnék be változás, hanem csak folytatólagosan bővülne ez a segédlet.) Ez a kiegészítési megoldás lehetővé tenné azt is, hogy nemcsak a Magyar Országos Levéltár Diplomatikai Levéltárában őrzött Mohács előtti levéltári anyag, hanem a magyar történet további — esetleg teljes — Mohács előtti levéltári anyagának azonos módszerrel összegyűjtött azonos adatait egy rendszerbe foglalva gép segítségével dolgozzuk fel. Az előzőekben leírt segédletek nem adnak gyökeresen újat, de ellenőrzik,