Levéltári Közlemények, 40. (1969)

Levéltári Közlemények, 40. (1969) 1. - Borsa Iván: A levéltári szintek kérdéséhez / 21–35. o.

A levéltári szintek kérdéséhez 27 mint levéltári egységre várna tehát mindaz a feladat, amit a szovjet gyakorlatban a gyelo, a németben az Aktenband, az amerikaiban pedig a file unit (item) ellát. Felvethető, hogy az ügyirat általában jelentősen kisebb, mint egy gyelo, egy Aktenband vagy egy file unit. Ez nem is vitatható. Ez a körülmény azonban nem jelentheti azt, hogy a magyar gyakorlat továbbra is tud nélkülözni egy olyan általánosan elismert levéltári egységet, amely nélkül sem a szovjet, sem a német, sem pedig az amerikai levéltári gyakorlat nem képzelhető el. A magyar levéltári gyakorlatban átfogó egységek hiányában sokszor igen kis ügyiratokkal kell számolni. Például a Magyar Kancelláriai és a Magyar Kamarai Levéltárban több olyan állag van, amely évrendben, éveken belül pedig hónapok szerint csoportosítva őrzi az iratokat, s az egyes hónapokon belül numerus-ok vannak, amelyek gyakran egyetlen iratból állnak. Itt a numerus-okat kell ügyiratnak tekintenünk. (Conceptus expeditionum, Expeditiones camerales stb.) — Lesznek viszont esetek, ahol majd nem lehet meglevő ismérvek alapján eldönteni, hogy mit tekinthetünk ügyiratnak. Például a szintén gyakori és közismert, ún. fasciculusnumerus rendben kezelt iratoknál ügyirat lehet a fasciculus, de lehetséges, hogy csak a numerus-t tekinthetjük annak. Ha ugyanis a fasciculus a legkisebb tárgyi egység, amelyen belül a numerus-ok az időrendezett egyes iratok, akkor a fasciculus az ügyirat. Ha viszont a fasciculus csak raktározási egység volt, amin belül az egyes numerus-ok olyan rendben következnek, ahogy azok az egykori lajstromozó kezeügyébe kerültek, akkor az egyes numerus-okat kell ügyiratnak tekinteni. Amint a gyelo-k és az item-ek esetében is előfordul, egy ügyirat is állhat egyetlen iratból akár azért, mert az állag tagolása így hozza magával (pl. Conceptus expeditionum, egy rendezetlen fasciculus numerus-a), akár pedig azért, mert a levéltári anyag jellege ezt így kívánja meg (pl. Mohács előtti oklevelek, térképek, tervrajzok). — Az ügyiratok jelentős része azonban több iratból áll, sőt még belsőleg tagolódik is. Ez esetben az ügyirat nem egyetlen szintet reprezentál, hanem többet. A közigazgatási eredetű ügyirat, amelynek jelzete az alapszám, rendszerint több iktatószámot foglal magába, amelyek közül egy azonos az ügyirat jelzetét jelentő alapszámmal. Egy-egy iktatószám is legtöbbször több iratból (iktatmány, fogalmazvány, mellékleteik) tevődik össze. Egy iktatmány on belül található iratok azonban egyazon levéltári szinten jelentkeznek, minthogy közöttük nem alárendeltség van, hanem mellérendeltség. A fentiek alapján az alsó levéltári szinteket az alábbiak szerint lehet felvázolni : 1. ÜGYIRAT (közigazgatási ügyirat, dosszié, oklevél, térkép; külföldi analógiák: gyelo, Aktenband, file unit). 2. Ügyirat darab : a mélységben tagolt ügyirat közbeeső szintje, esetleg szintjei. (Pl. közigazgatási ügyirat esetében az alapszámon belüli iktatószámok; egy levélírónak egyazon évben írt levelei.) Ha az ügyirat mechanikus (nem tárgyi) ismérvek alapján több szinten tagolódik, úgy ez a szint további szintekre tagolódhatik. 3. EGYES IRAT (külföldi analógiák: dokument, Schriftenstück, piece). A fenti három kategória közül levéltári szempontból legjelentősebb az 1. alatti ÜGYIRAT, amelyet minden levéltári anyagnál — kortól és levéltári rendszertől függetlenül — meg kell állapítani. Jelentős a 3. alatti EGYES IRAT is, mert minden levéltári anyagnál adott és ezekből épülnek fel a nagyobb levéltári egységek. Bizonyos esetekben az 1. és a 3. szint egybe eshetik, ami egyszersmind azt is jelenti, hogy