Levéltári Közlemények, 40. (1969)

Levéltári Közlemények, 40. (1969) 1. - Borsa Iván: A levéltári szintek kérdéséhez / 21–35. o.

24 Borsa Iván vizsgálódás talán előbbre segíti a levéltári szintek kérdésének a jelenleginél jobb megvilágítását. Az ügyirat a Habsburg monarchia központi kormányszerveinek működése során a XIX. század közepén kialakult irategyüttes, amely egy konkrét ügy intézése kapcsán az illető szerv működése során keletkezett és rendeltetésszerűen nála maradt iratokat foglalja magába. Az ügyirat az ügyintézés pillére volt. Az egy ügyre vonatkozó iratok együttléte a mai közigazgatási iratkezelésnek is lényeges jellemzője. — Természetesen egy szerven belül az idők folyamán helytelen kezelés következtében történhettek hibák. Több ügyet összekapcsoltak (ez a gyakrabban előforduló hiba) vagy egy ügy iratai több helyre kerültek. Bármelyik hibát követték el az ügyiratkezelésben, a hiba nem változtatta meg az ügyiratképzés lényegét. A dosszié a XX. század vállalati ügyintézésének jellegzetes produktuma, szinte a vállalati ügyintézés jelképének is tekinthető. A vállalatok ügyintézésében nem egy konkrét ügy elintézése jelentette a főcélt, hanem az ügyintézésnek és ezen belül az iratkezelésnek is a legnagyobb profit biztosítását kellett szolgálnia, ezért az iratokat aszerint csoportosították, ahogy az a vállalati üzletvitel szempontjából a leggyakorlatiasabbnak bizonyult. Ennek következtében egy-egy dossziéba általában olyan iratok kerültek együvé, amelyek egy bizonyos, a vállalat szempontjából lényeges tárgyhoz kapcsolódtak függetlenül attól, hogy több egyedi ügy iratainak voltak részei vagy pedig egy vagy több egyedi ügy intézése során létre jött ügyiratok voltak. Amíg a közigazgatásban azonos tárgyú egyedi ügyeket vonnak össze egy-egy tételbe, addig a vállalati ügyintézésben szintén a tárgy az a közös elem, amely a dosszié egyes iratait (általában ügyiratrészeket) összefogja, de a dosszié tárgya nem azonos tárgyú (funkciójú) egyedi ügyiratok közös tárgya, hanem a vállalati ügyintézés szempontjából lényeges más tárgy. Ezt a sajátos tárgy centrikus dossziéképzést a gazdasági levéltárakat kezelő levéltárosok is átvették, s az eredeti rendje szerint helyre nem állítható iratanyagban maguk alkottak különböző gyakorlatias szempontok szerint tárgyakat, s ezek köré csoportosították az iratokat, s nem törekedtek a közigazgatásban kialakult ügyiratok kialakítására. Az ügyirat és a dosszié között tehát lényeges különbség van, ha létrejöttük körülményeit és a bennük levő iratok összességét tekintjük. Ezt a különbséget csak megállapítani lehet, ellene bármit is tenni azonban helytelen volna. A gazdasági levéltárosok értelmetlen feladatok elé kerülnének, ha valaki ügyiratok kialakítását kívánná tőlük, de senki sem gondolhat józan ésszel arra sem, hogy a meglevő ügyiratokat bármilyen szempontból szétbontsa. Ahogy nem lehet egyiket felcserélni a másikkal, nem volna szerencsés egyiket levéltári szint tekintetében a másik fölé helyezni. Ha a közigazgatási iratképzés szemüvegén keresztül vizsgáljuk a dossziét, kétségtelenül problémáink támadhatnak. Ha ugyanis a dosszié történetesen egy ügy valamennyi iratát foglalja magába és mást nem, úgy a dosszié az ügyirattal kerülne egy szintre. Ha azonban több ügy — esetleg nem is valamennyi — iratait őrzi egy dosszié, úgy a közigazgatási tétellel volna egy szintre helyezendő. A dossziét az ügyirattal ily módon összehasonlítva nem tudunk közös jellemzőt találni. Van azonban az ügyiratnak és a dossziénak egy olyan közös tulajdonságuk, ami eddig nem kapott kellő hangsúlyt, sőt az ügyiratközpontú szemlélet az ügyirat és a dosszié eltérő tulajdonságait oly mértékben emelte ki, hogy szinte elterelte a figyelmet arról, amiben ez a két levéltári egység egyforma. A közigazgatási eredetű levéltári anyagban az ügyirat, a gazdasági eredetű levéltári anyagban pedig a dosszié az a legkisebb átfogó levéltári egység, amely valamilyen szempont alapján összetör-