Levéltári Közlemények, 40. (1969)

Levéltári Közlemények, 40. (1969) 2. - Ember Győző: A levéltári egységek kérdéséhez / 215–231. o.

A levéltári egységek kérdéséhez 219 kell. Előfordul azonban olykor az is, hogy különböző állagok töredékeit mesterségesen egy állagba vonjuk össze, amely ebben az esetben gyűjteményjellegű levéltári egység. Vannak tehát nemcsak gyűjteményjellegű fondjaink, hanem ilyen állagaink is. Lehetséges, hogy egy regisztratúra jellegű fondón belül valamelyik állag gyűjtemény jellegű, miként gyűjtemény jellegű fondnak is lehet regisztratúra jellegű állaga. Az állag nem olyan levéltári egység, amely minden fondban megvan. A fentiekben kifejtettekből következik, hogy általában nagyobb szervek fondjaiban vannak állagok, amely szerveknek szervezeti részlegei önállóan kezelik irataikat. Külön kérdés a filmtári állagok kérdése. A levéltári anyagról készült filmmásolatok gyűjtemény jellegű fondjában külön állagnak tekintünk minden olyan részt, amelynek eredetije önálló levéltári fondba vagy állagba tartozik. Ebből következik, hogy egyrészt a filmtári állagok száma nagy, másrészt terjedelmük sokszor kicsiny. Az állaggal zárul nézetem szerint azoknak a levéltári egységeknek a sora, amelyeket felső szintűeknek mondhatunk. Nem]tiidbJcegyetérteni Borsa Ivánnak A levél-"* tári szintek kérdéséhez című, folyóiratunk előző számában megjelent tanulmányában írt ama megállapításával, amely szerint az állag elméletileg középszintű levéltári egység, a felső $

тдп*, якп határa pedig a fondok szintje, ő ezt azzal indokolja, hogy aieïsô szint alsó határa ún. konstans levéltári egység*kell legyen, azaz olyan, amely minden levéltári intézmény anyagában megvan. A fond valóban ilyen, és az állag valóban nem ilyen. De mi szól az ellen, hogy a felső szint alsó határa bizonyos esetekben egy nem konstans levéltári egység legyen? Az állagokat véleményem szerint ugyanolyan szintű levéltári egységeknek kell tekintetnünk, mint a fondokat, amit a legjobban talán az bizonyít, hogy egyes országokban — vitathatóan — fondoknak is nevezik őket. Fondok és állagok között sok a rokon vonás, ami ellene mond annak, hogy az egyiket felső, a másikat csak középszintű levéltári egységnek tartsuk. De van közöttük különbség is, ami viszont indokolja, hogy megkülönböztessük őket egymástól. A sorozat. Szintén eléggé problematikus levéltári egység. Sorozatoknak nevezzük elsősorban a fondon vagy állagon belül iratfajták szerint, azaz irattani alapon, kialakult vagy kialakított levéltári egységeket. A magyarországi iratkezelésnek századokon át jellegzetes formái voltak a sorozatok. A központi kormányszerveknél pl. külön sorozatokban helyezték el és őrizték a tanácsülési jegyzőkönyveket, az iktatókönyveket, az uralkodótól érkező leiratokat, a különböző szervektől és magánosoktól érkező beadványokat, a kiadványok fogalmazványait stb. Sorozatoknak tekintjük az ügyvitel során készített különböző segédleteket is, mint iratfajtákat, amelyeket rendszerint ugyancsak külön sorozatokba vontak össze. Használják azonban a sorozat kifejezést olyan levéltári egységek megjelölésére is, amelyek nem irattani, hanem tárgyi alapon keletkeznek, olyan módon, hogy több kisebb tárgyi levéltári egységet valamely fondon vagy állagon belül egy nagyobb tárgyi levéltári egységbe vonnak össze. Az így létrejövő nagyobb levéltári egységeket nevezik sorozatoknak. Az összevonás többszörös is lehet, aminek eredményeként különböző szintű sorozatok — fősorozatok, sorozatok, alsorozatok — alakulnak ki. Közép szinten annak az eljárásnak felel ez meg, amelyet felső szinten a fondok csoportosításánál, levéltárak és szekciók kialakításánál láttunk. Ezek szerint sorozat néven kétféle levéltári egységet különböztethetünk meg: iratfajta szerinti és tárgyi jellegű sorozatot. Az előbbi a formális, az utóbbi a tartalmi elemekre épült iratkezelésnek a jellegzetessége. A magyarországi iratkezelést, legalábbis az államigazgatásban, hosszú időn át a formális elemek, az iratfajták szerinti sorozatok jellemezték, sőt jellemzik még