Levéltári Közlemények, 40. (1969)

Levéltári Közlemények, 40. (1969) 2. - Ember Győző: A magyar levéltárügy új törvényes szabályozása / 197–213. o.

20O Ember Győző Különösen fontos a rendeleteknek az az intézkedése, hogy irattári eredetű — azaz szervek működésével kapcsolatban keletkezett — levéltári anyagot véglegesen csak levéltárak őrizhetnek, más intézményeknek (könyvtáraknak, múzeumoknak) és egyéb szerveknek, nem különben a magánszemélyeknek az ilyen anyagot át kell adniok a levéltárak őrizetébe. A rendeletek intézkedése alapján lehetséges lesz a levéltárak gyűjtőkörét elhatárolni a könyvtárak és a múzeumok gyűjtőkörétől, s pontot tenni egy hosszú ideje tartó, mindeddig eredménytelenül maradt áldatlan vita végére. Jelentős az a rendelkezés, amely a teljes hazai védett levéltári anyag, tehát a nemzeti levéltári fond központi nyilvántartásával, nem különben a magyar vonatkozású külföldi levéltári anyag számbavételével a művelődésügyi minisztert bízza meg. Kiemelkedő jelentőségű az a rendelkezés, hogy a szervek kötelesek irattárat fenntartani, irattári anyagukat abban megőrizni és irattári anyaguk rendeltetésszerű használatáról gondoskodni. Nem különben az, hogy a szervek iratkezelésének és irattárának irányításával és ellenőrzésével vezető állású személyeket, az irattári feladatokkal pedig irattárosokat kell megbízni, s hogy a jelentősebb szervek irattárosai csak középiskolai végzettséggel és irattárosi képesítéssel rendelkező személyek lehetnek. Tudjuk, hogy a levéltári anyagot a legnagyobb veszély akkor fenyegeti, amikor még nincs levéltári őrizetben, amikor még a szerveknél van. Azt is tudjuk, hogy a szervek irattári viszonyai milyen szomorúak. Nagyon sok helyen nincs megfelelő irattár, nincs alkalmas irattáros. Az irattáraknak és az irattárosoknak a jelentőségét lebecsülik. Ezen az áldatlan helyzeten akarnak a rendeletek változtatni. A jó irattárak és a jó irattárosok a levéltári, illetve az irattári anyag védelmének elsőrendű biztosítékai. Önmagukban azonban a jó irattárak és jó irattárosok sem tudják biztosítani az irattári anyag védelmét. Ennél is többre van szükség: jó iratkezelésre. A rendeletek legnagyobb jelentőségét abbaa látom, hogy az iratkezelés kérdésével is foglalkoznak, hogy a levéltári anyag védelmi eszközeinek és módjainak a körét az iratkezelésre is kiterjesztik. Ez a legdöntőbb lépés, amelyet a magyar levéltárügy, sőt azon túlmenően az egész magyar közigazgatás előbbre vitele érdekében tesznek. * Az iratkezelés, amelynek az irattározás csupán egy része, tulajdonképpen igazgatási munka. Az igazgatásnak ahhoz az ágához tartozik, amelyet írásbeli igazgatásnak, írásbeli ügyvitelnek nevezhetünk. Az igazgatás eme ágával az igazgatás tudományának megfelelő ága hivatott foglalkozni. Ez az új tudományág most van kialakulóban, és annak kialakításában és művelésében a levéltárak, a levéltárosok tevékeny részt vesznek. Az írásbeli igazgatás és azon belül az iratkezelés minél jobbá tétele elsősorban az iratképző szerveknek az érdeke, igazgatási érdek. De érdeke a levéltáraknak is. Ha jó az iratkezelés, a szervektől átvett iratokat a levéltárakban nem kell átrendezni. A jó iratkezelés másik nagy előnye a levéltárak szempontjából, hogy megkönnyíti a selejtezést, a történeti értékű iratok elválasztását a történetileg értéktelenektől. Az iratoknak levéltári szempontból is ideális rendszere már a szerveknél, az iratok keletkezésével egyidőben kialakul, és ez a rendszer lehetővé teszi az automatikus selejtezést. A levéltárak így — ha nem is teljesen, de nagy mértékben — men-