Levéltári Közlemények, 39. (1968)

Levéltári Közlemények, 39. (1968) 2. - Borsa Iván: Mikrofilm publikáció : forráspublikáció mikrofilmen / 177–197. o.

Mikrofilm publikáció 185 A címlapot lehetőleg nyomdai eljárással készítik el. Minden tekercs első felvétele a címlapról készül, természetesen a változó elemek megfelelő cserélésével. Az egyes tekercsek így olyan benyomást tudnak kelteni, hogy azok egy több kötetes kiadvány egyes kötetei, s a kötetek elején egységes címlap van. A második igen lényeges levéltárosi feladat a mikrofilm kiadvány bevezetésének (introduction) megírása. A bevezetés alapvető feladata, hogy a filmre vett levéltári anyagban, helyesebben annak mikrofilmjében megkönnyítse a kutatást. Nem lép fel azzal az igénnyel, hogy az iratanyagban megtalálható tárgyakat felsorolja, vagy hogy az iratanyagot létrehozó szerv történetének monográfiáját adja, hanem az a feladata, hogy mindazokat az információkat tegye közzé, amelyek a mikrofilm publikáció használatát elősegítik. Ebből következik, hogy a bevezetések felépítése függ a mikrofilmre vett levéltári anyag jellegétől, rendezettségének módjától, segédleteitől, azok használhatóságának fokától stb, A bevezetéssel szemben az említett munkautasítás a következő kívánalmakat támasztja: A bevezetésnek mindenekelőtt arról kell tájékoztatnia, hogy a kiadvány hány tekercsből áll, mi a filmre vett levéltári anyag tárgya (körülbelül úgy, ahogy álmagyar alapleltárak megadják az egyes nagyobb levéltári egységek tárgyát), fizikai jellemzői (kötetek, fűzetlen lapok, másolatok stb.), időhatárai és az iratok rendszerezésének alapja. Utalnia kell az anyag használatát megkönnyítő segédkönyvekre, s arra, hogy azok a filmen vagy esetleg más módon érhetők-e el. Foglalkoznia kell a bevezetésnek az iratanyagot létrehozó szerv történetével és funkcióival oly mértékben, amennyi a filmre vett iratanyag kutatásához szükséges. Meg keli jelölnie a filmezett iratok főbb típusait és röviden össze kell foglalnia az abban előforduló, a kutatás szempontjából különösebb érdeklődésre számottartó tárgyakat. Ha az anyag természete megkívánja, részletesebben kell szólnia az iratanyag rendszeréről, történetéről, s ha fennáll, az iratanyag és a mikrofilm publikáció rendszere között fennforgó különbségről. A bevezetésben kell szólni arról is, ha a mikrofilmezett levéltári egység valamelyik része valamilyen oknál fogva (duplum, jelentéktelen értékű, nincs közvetlen kapcsolata a filmezett anyaggal) nem került filmre, továbbá, hogy a mikrofilm publikáció alapjául szolgáló nagyobb levéltári egység miként viszonylik az azt magába foglaló fondhoz (record group), állaghoz (subgroup) vagy sorozathoz (series), s hogy a fondon belül van-e olyan másik nagyobb levéltári egység, amely szorosan kapcsolódik hozzá. Ha a kapcsolódó egység már filmen van, meg kell adni mikrofilm publikációjának törzsszámát is. Ugyancsak utalni kell a National Archives őrizetében levő más fondokra, amelyek a kiadványhoz kapcsolódnak, ha erről a szerkesztőnek tudomása van, vagy a körülmény a segédletekből könnyen megállapítható, sőt meg kell jelölni azokat a kapcsolatos fondokat is, amelyek a National Archives őrizetén kívül találhatók, ha az nem igényel különösebb utánjárást. A mikrofilm publikációk előkészítése tárgyában kiadott utasítás a bevezetés első részébe irányozza elő a filmre vett levéltári anyag raktári jegyzékét tekercsek szerint történő tagolással. Ez az előírás azonban hamar elévült, minthogy a raktári jegyzék viszonylag keveset mond, s könnyen egybeolvadt az egyes tekercsekhez készített megjegyzésekkel (roll notes), amelyek azonos tagolásúak, s ugyanazokon az adatokon túl még továbbiakat is tartalmaznak. A munkautasítás szerint ugyanis minden tekercshez részletes annotációt kell készíteni leírva az abban filmre vett anyagot és annak tárgyát. A követelmények viszonylag magasak. Legjobban talán úgy lehetne jellemezni, hogy voltaképpen igen alaposan kidolgozott repertóriumot kell készíteni a filmezett anyagról. A gyakorlat azonban azt mutatja, hogy ez az igényesség egyre ritkábban jelentkezik. Az elkészült segédletek újabban csak az áttekintő raktári jegyzék, egyes esetekben pedig — bár tárgyilag tagolt az iratanyag — csak a raktári jegyzék szintjén mozognak,

17 pedig az így elkészített, nem egy esetben részletesen annotált tekercsjegyzék a mikrofilm publikáció használhatóságának legfontosabb biztosítéka. Ennek segítségével lehet ugyanis megállapítani, hogy a kiadvány melyik tekercsében mi, illetőleg hogy mi melyik tekercsben található. Ez nemcsak kutatási, hanem pénzügyi szempontból is lényeges, mert e jegyzék segítségével lehet egy nagyobb mikrofilm kiadványból kiválasztani, hogy mely tekercsekre van szükség, s így a kutató nem kis pénzügyi megtakarítást tud elérni. ' *

7 Például az amerikai Külügyminisztérium (Department of State) decimális rendszerben kezelt 1910—1929. évi iratainak egyes részeiről készített mikrofilm publikációk sok esetben összevontan közlik csak az egyes számcsoportokat, sőt van olyan eset is, hogy tekercseken át csak a decimális számokat közlik a tárgy megjelölése nélkül. M—669. Records of the Department of State Relating to Internal Affairs of Costa Rica, 1910—1929. Washington 1967. (Pamphlet.) 3 Levéltári Közlemények