Levéltári Közlemények, 38. (1967)
Levéltári Közlemények, 38. (1967) 2. - Szűcs László: Iratkezelési problémák / 139–157. o.
Iratkezelési problémák 155 seben. Az irányelvek kitérnek még az irattározás, a selejtezések levéltári ellenőrzésének, az iratok levéltárba adásának kérdéseire, de ezekről ehelyütt úgy gondolom nem szükséges szólni. Lényegesebb annak megemlítése, hogy az iratkezelési irányelvek érvénybeléptetését az illetékesek megfelelő jogszabály útján kívánják elérni s e jogszabály maga is tartalmazna a kérdés megnyugtató rendezése szempontjából rendkívül fontos, s az irányelvek által nem érintett néhány kérdést. Ez a jogszabály mondaná ki, a tervezet szerint, hogy „az iratkezelés irányítására és központi feladatainak elvégzésére a minisztériumokban és nagyobb ügyforgalmu egyéb szerveknél iratkezelési szervezeti egységet kell létrehozni, illetőleg iratkezelési felelőst kell kijelölni." Kimondaná ez a jogszabály azt is, hogy az „iratkezelési szervezeti egység vezetője, iratkezelési felelős, valamint önálló iratkezelői munkakörben foglalkoztatott személy csak az lehet, aki érettségivel és a művelődésügyi miniszter által megállapított képesítéssel rendelkezik 3 '. A magyarországi modern iratkezelési törekvések történetében ezzel először történne meg, hogy nem spórolnánk el a nagyszabású reformtervek realizálásának káderfeltételeit — sőt szervezeti keretet kapna az iratkezeles kérdésének gondozása, továbbfejlesztése, legalábbis a tárcák, illetve országos hatáskörű szervek szintjén. Ez pillanatnyilag természetesen költségtöbblettel járna, de ezeknek a személyi és szervezeti feltételeknek a megfelelő szinten való kielégítése nélkül még csak reményünk sem lehetne e reform eredményes megvalósítására. Hasonló problémát jelent, hiszen ugyancsak költségkihatása van, a tervezett jogszabály egy másik rendkívül fontos intézkedésének, s ez az iratkezelés különböző szinten történő ellenőrzésének keresztülvitele. A tervezett jogszabály intézkedne a szerv vezetőjének, a felügyeleti szervnek e területen adódó teendőin túl az állami szervek évi rendszeres ellenőrzésével kapcsolatos iratkezelésellenőrzési eljárásról, sőt a levéltáraknak e téren adódó feladatairól. Ezek az intézkedések természetesen nemcsak az iratkezelési reform keresztülvitelének minél zavartalanabb lebonyolítását, hanem, természetesen az iratkezelési kérdések mind tökéletesebb, magasabb fokon való megoldásához szükséges ismeretgyűjtést, az iratkezelési rendszer továbbfejlesztésének előkészítését is céloznák. A mindezen előfeltételek biztosításával járó többletkiadások rövid időn belül természetesen bőségesen megtérülnének: hiszen a szervek által létrehozott iratanyag még ugyanannak a szervnek a működésében hosszú időn keresztül élő, az ügyek szakszerűbb elintézését elősegítő dokumentációs anyaggá válhatna. Nem beszélve a viszonylag rövid időközönként könnyen lebonyolítható iratselejtezésekkel járó megtakarításról. E tekintetben nemcsak papírnyersanyagot kaphatnánk, de irattári férőhelyek szempontjából is jelentősen javulhatna a jelenlegi nehéz helyzet, nem utolsósorban pedig a levéltárak is szabadulhatnának a jelenlegi iratkezelési rendszerek esetében feltétlenül szükséges, jelentős költséggel járó iratátrendezési feladattól. Úgy gondolom, hogy az előző oldalakon sikerült meggyőzően felvázolni az iratkezelés Magyarországon kialakult elmaradott helyzetét. Azt remélem, hogy az e téren végrehajtandó reform szükségességét is sikerük érzékeltetnem. Akár a megoldáshoz vezető s e cikkben ajánlott egyik, (a szervek iratkezelési szempontból való csoportokra bontása s csoportonként meghatározott módo-? 2*
