Levéltári Közlemények, 38. (1967)

Levéltári Közlemények, 38. (1967) 2. - Szűcs László: Iratkezelési problémák / 139–157. o.

146 Szűcs László 4 bankról és 3 minisztériumi kutatóintézetről, összesen tehát 50 szervről. Az adatok értékelésénél a következő szempontok figyelembe vételét véljük helyesnek: 1. Egységes-e az iratkezelés az adott szerven belül? 2. Az iktatás központi vagy decentralizált? 3. Milyen az iktatási rendszer? a) sorszámos, b) alszamos, c) lajstromos, d) alapszámos, e) tárgyi csoportosításra épülő rendszer szerinti. 4. Az irattározás központilag, vagy decentralizáltan történik-e? 5. Milyen az irattározási rendszer: a) sorszámok szerint kezelik-e az iratokat? b) tárgyi szempontokat figyelembe vesznek-e? S ha igen, úgy 1. csak szervezeti egység szinten, 2. ügyköröknek megfelelő szinten, 3. tárgyi egységekre építve? Ezekre a kérdésekre szervtípusonként célszerű a választ megadni. A megvizsgált 14 minisztériumnál arra a kérdésre, hogy egy minisztériumon belül egységes-e az iratkezelési rendszer, figyelembe véve a mindenütt meglevő titkos iratkezelést, teljesen egyöntetű nemleges választ adhatnánk, ha viszont ettől eltekintünk, akkor azt mondhatjuk, hogy tizenkét minisztériumon belül teljesen egységes iratkezelést alkalmaznak s csak két minisztérium esetében van főosztályonként, illetve alosztályonként eltérő gyakorlat. Az iktatás terén azt tapasztaltuk, hogy négy minisztérium központilag iktat s minden főosztálya és osztálya ügyiratainak az iktatására ugyanazt a számsort használja, öt minisztérium központilag iktat ugyan, de főosztályonként, illetve osztályonként külön iktatókönyveket használ — a leggyakrabban oly módon, hogy az egyes szervezeti egységeknek az iratait külön-külön számkeretben iktatja, tehát nem kezdi elölről a számsort minden szervezeti egység esetében. További öt minisztérium pedig decentralizáltan iktat. Az iktatási rendszert további szempontok szerint nézve tizenegy minisztériumnál találtunk alapszámos rendszert, egy minisztérium alkalmaz alszamos iktatási rendszert és csupán két minisztérium használ lényegében a csoportszámos iktatásnak megfelelő, az ügyek tárgyi csoportosítására épülő iratkezelési rendszert. A két minisztérium közül, amelyek szervezeti egységei szerint eltérő iratkezelést alkalmaznak, az egyik az alapszámos iktatás mellett egyes osztályain alszamos, a másik pedig ugyancsak az alapszámos iktatás mellett egyik osztályán a bejövő és a kimenő leveleket külön sorszámmal iktató rendszert használ. Az irattározás valamennyi megvizsgált minisztériumban központilag történik. Csupán egyetlen minisztériumnál fordul elő, hogy az egyébként meglévő központi irattárba egy főosztály anyagát nem adják át. \