Levéltári Közlemények, 38. (1967)

Levéltári Közlemények, 38. (1967) 2. - Szűcs László: Iratkezelési problémák / 139–157. o.

140 Szűcs László I. Mindenekelőtt az a kérdés kíván megválaszolást, hogy milyen követelményeket kell támasztanunk valamely iratkezelési rendszerrel, szemben? Válaszunk csak az lehet, hogy 1. szolgálja jól az iratok biztonságos megőrzését; 2. segítse elő az iratokban való gyors és pontos tájékozódást; 3. biztosítson lehetőséget — már az első kettőnek említett- követelmény érvényesülése érdekében is — a felesleges adatokat tartalmazó iratok könnyűszerrel való megsemmisítésére, kiselejtezésére. Nem véletlenül említettem elsőnek a biztonságos megőrzés követelményét. Ez ugyanis logikailag s történelmileg is megelőzi a másik kettőt. Ahhoz, hogy tájékozódhassunk valamely anyagban, előbb meg kell őrizni azt — s selejtezni is csak a gondosan megőrzött teljes anyag vizsgálata alapján lehet megnyugtatóan. Másrészt kis terjedelmű iratanyag esetében a könnyű tájékozódás s a selejtezés szempontja háttérbe is' szorulhat, elenyésző jelentőségű is lehet a biztonságos megőrzés követelményével szemben. Ez történelmileg úgy is érvényes, hogy amikor még viszonylag kismennyiségű iratanyaggal kellett az emberiségnek, illetve valamely adott társadalomnak foglalkoznia, a biztonságos megőrzés szempontjai szinte kizárólagosan uralkodtak. Abban az arányban azonban, ahogy az emberiségnek mind nagyobb tömegű iratanyaggal kellett szembenéznie, benne eligazodnia, egyre határozottabban került előtérbe az iratkezelési rendszerek kialakításánál a könnyű tájékozódás, a legutóbbi időben pedig a nagytömegű, értéktelen adatokat tartalmazó iratok könnyű kiselejtezhetőségének a szempontja. Ha már most azt nézzük, hogy a fenti követelményeknek milyen iratkezelési rendszerek felelnek meg a legjobban, akkor a következő eredményre jutunk: Az iratok biztonságos megőrzését kétségkívül az az iratkezelési rendszer szolgálja a legjobban, amely egy adott szervnél keletkező, vagy oda érkező minden egyes irat darabonkénti nyilvántartásba vételét írja elő s amely szerint továbbá minden egyes iratdarab ugyanazon számsor számjegyéivel van ellátva s maguk az iratok is ezek sorrendjében helyezkednek el. A tájékozódás igényét viszont az az iratkezelési rendszer szolgálja jól, amely az adott szerv ügykörei szerint vonja nagyobb, ezeken belül pedig kisebb csoportokba az iratokat, azaz, amely az adott iratanyaggal szemben várható érdeklődésnek már az iratok csoportosításával igyekszik elébemenni. A könnyű selejtezés igényét a különböző időpontokban feleslegessé váló iratok külön-külön csoportokba való elhelyezése, tehát megint csak az iratok megfelelő csoportosítása segíti elő. A feladat tulajdonképpen minden iratkezelési rendszernél e három igény szempontjainak az összeegyeztetése. Kétségtelen viszont, hogy a fejlődés vonala — anélkül, hogy ezek ellentétesen hatnának egymásra — a biztonságos megőrzés szempontjainak kizárólagos érvényesülése irányából a tájékoztatási és a selejtezési szempontok mind teljesebb kielégítése felé mutat. Valamivel részletesebben nézve e szempontok érvényesülésének, történelmi fejlődésének útját, azt látjuk, hogy az írásbeliség korai szakaszában minden egyes iratdarabot nyilvántartásba vettek s magukat az iratokat is ennek a nyilvántartásnak a sorrendjében kezelték. A társadalom fejlődésével, az emberi viszonylatok bonyolultabbá válásával, nem utolsósorban a keletkezett iratanyag mindezek folytán. megnöveke-