Levéltári Közlemények, 37. (1966)

Levéltári Közlemények, 37. (1966) 1. - Szedő Antal: Levéltári filmezés / 3–16. o.

12 Szedő Antal Szlovákiában, Romániában, Jugoszláviában .készült filmek leltára, egy-egy kötetben). Az egy országban levő levéltári anyagról készített filmek leltára mindig két .részből áll. Az első rész :az (iratanyag levéltári struktúráját tükrözi: felsorolja, hogy milyen levéltárak milyen fondjaiból, állagaiból, milyen sorozatokat vettek fel filmre és ezek milyen sorszámú dobozokban kerültek elhelyezésre. A második rész raktári jegyzék, mely a filmtári rend szerint haladva sorolja fel, hogy az egyes dobozokban (filmtekercsekben) milyen fondok, állagok milyen sorozatai vannak lefilmezve. A leltárakat tárgy- és névmutató egészíti ki. Bajorországban, Münchenben — a kapott kitűnő, alapos tájékoztatás szerint — a mikrofilm tekercsek szekrényekben vannak elhelyezve. Minden szekrény 8 fiókos és minden fiókban van egy fiókjegyzék, mely minden egyes filmtekercs tartalmát megadja, közölve a felvett iratok levéltári jelzetét. Ezek a jegyzékek két példányban készülnek, egy példány a fiókban marad, a másik példányok együttesen a filmtár repertóriumát képezik. Sokszor cédulakatalógusokon történik a filmek leírása. A cédulafelvétel helyesebb, ha egyes iratokról vagy iratcsoportolkról történik, feltüntetve a filmtekercseket. Nem árt, ha ezt kiegészíti egy másik katalógus, mely filmtekercsenként van felvéve, feltüntetve, hogy az egyes tekercsekben milyen iratok mik-, rofilmjei találhatok. Belgiumban, a már említett mormon Genealógiai Társaság által kezdeményezett, nagyarányú anyakönyvi filmezéseknél 30 méteres filmtekercsenként történik a filmek leírása, feltüntetve azt, hogy milyen helységek milyen anyakönyveinek melyik évfolyamairól készültek a tekercsben levő mikrofilmek. Természetesen a katalógus céduláit bizonyos rendben kell csoportosítani, — legáltalánosabb a fondonkénti csoportosítás. Jugoszláviában — ahonnan szintén részletes, alapos információt kaptam — a levéltárakban a imikrofiimekről gyarapodási naplót fektetnek fel, melyekben őrzési egységenként (ez lehet mikrofilm, filmtekercs, mikrokártya, mikrokártyacsoport) igen részletesen írják le a filmeket, közölve jelzetüket, rövid tartalmukat, az évkort stb. Lengyelországban az eredeti segédletek (leltárak, repertóriumok) tételeinek jegyzet rovatában feljegyzik a filmezés tényét, közölve a filmtekercsek számát is, melyek a vonatkozó iratokat tartalmazzák. Ugyanezt az eljárást követik a Koblenzi Bundes:archiv-ban is. Sok országban (pl. Spanyolországban, a londoni Public Record Office-nál) rendszeresen közlik a lefilmezett levéltári egységek jegyzékét. Nagyon fontos iratok 'miikrofilmjeiről (pl. Kanadában) az egyes iratokig lemenő jegyzéket készítenek és ehhez személy- és tárgymutatót. Kielégítőek-ie az ilyen 'módon készült segédletek? Lehet-e kutatni ezeknek a segédleteknek a segítségével a mikrofilmekben? Nyilván lehet, és az is nyilvánvaló, hogy leihet még tökéletesebb segédleteiket készíteni, iha majd e téren is több tapasztalat fog rendelkezésre állani. Ha teljes fondókról, állagokról készül a mikrofilm-sorozat, akkor — ismételjük — az eredeti segédletek használhatók; gyűjteményjellegű mikrofilm-sorozatoknál ugyanaz a probléma, mint más ílyan jellegű levéltári anyagnál.