Levéltári Közlemények, 36. (1965)

Levéltári Közlemények, 36. (1965) 2. - Nagy István: Az 1773. évi ügyviteli reform és az ügyviteli rendszer bevezetése a Magyar Udvari Kamaránál / 257–295. o.

Az 1773. évi ügyviteli reform a Magyar Udvari Kamaránál 281 rendben, hónapok szerint csomókba gyűjteni. Előzőleg minden fogalmazvány (illetve a hozzá csatolt beadvány és a mellékletek is, tehát az ügyirat minden darabja) az irattárba való érkezéskor külön irattári jelzetet kapott, amely tartalmazta az ügyirat havi sorszámát, az évet, hónapot és az ügyosztály nevét (pl. N°. 80 ex februario 1774 in re salinari). A sorszámozást minden hónapban elölről kellett kezdeni, s az ügyiratokra a megfelelő sorszámot érkezésük sorrendjében vezették rá. Az irattári jelzettel ellátott fogalmazványra (ebben helyezték el ugyanis az ügyirat többi darabjait) tartalmi kivonatot is kellett készíteni. E munkálatok elvégzése után helyezték el az ügyiratokat a megfelelő ügyosztályok iratanyagában, ahol az egyes darabok sorszámok szerinti rendjében, mivel a sorszámozás közös volt, természetesen hézagok, ugrások keletkeztek. Az így elhelyezett iratok könnyebb megkeresésére és nyilvántartására az utasítás lajstrom- és mutatókönyvek készítését írta elő. Az iratanyag tárgya (ügyosztályi hovatartozása) szerint több könyvet kellett készíteni. E lajstromkönyvekbe a sorszámok rendjében be kellett jegyezni az ügyirat tartalmi kivonatát, a fasciculus számát, amelyhez az ügyirat tartozott. A lajstromkönyvekhez betűrendes tárgy- és névmutatót is kellett szerkeszteni. E mutatóknak a lajstrom megfelelő lapszámára kellett malmok.*

7 Külön szól az utasítás a királyi rendeletekről, amelyek általában több ügyben intézkedtek, s így egyes részei más és más ügyirathoz tartoztak. Mivel az eredeti királyi rendeletet nem lehetett több ügyirathoz csatolni, azért különálló pontjairól már az iktatóhivatalban másolatokat készítettek. Ezeket a másolatokat az irattárban a megfelelő ügyirathoz kellett helyezni, egyben a másolatokra rá kellett vezetni az eredeti királyi rendelet irattári jelzetét is. (Az eredeti királyi rendeleteket ugyanis külön sorozatban őrizték, 1. a „Benignae resolutiones" nevű iratállagot.) Amennyiben más irat (nem királyi rendelet) szintén több ügyet foglalt magába, akkor az eredeti iratot a benne levő „főügy" szerint kellett a megfelelő ügyosztály megfelelő ügyiratához csatolni, az irat többi pontjairól (az egyéb ügyekről) csak másolatok kerülhettek a különféle ügyiratokhoz. Ezeken a másolatokon azonban szintén fel kellett tüntetni az eredeti irat irattári jelzetét. Utóbbira azért volt szükség, hogy adott esetben gyorsan elő lehessen keríteni az eredetit.

68 Az 1772. évi utasítás előbbi rendelkezésében tulajdonképp az iratok tárgyi rendezésének egyik alapvető elvét szögezi le, mégpedig azt, hogy tárgyilag elkülönülő irategyütteseket (pl. ügyosztályi aktákat) csak úgy lehet kialakítani, ha minden ügyről külön iratunk van. Ez az intézkedés is új korszakot nyit a magyar kamara ügyintézésében, lényegében az egyre növekvő iratanyag szerves rendjének a megteremtését teszi lehetővé. Ez a feltétel nem volt meg az 1772 előtti kamarai ügyvitelben, nem is volt szükség rá, hiszen az iratokat nem tárgyi csoportok, hanem iratfajták szerint rakták sorrendbe az irattárban. Az irattári hivatalnak az utasítás szerint a szabályrendeleteket (normales resolutiones) külön lajstromkönyvbe is be kellett vezetnie. Ez a lajstromkönyv, amely szintén tárgyi (ügyosztályi) csoportosításban tartalmazta az iratok adatait, elsősorban az újonnan kinevezett alkalmazottaknak nyújthatott segítsé*

7 1772. évi utasítás 75—79. fejezet. «

8 Uo. 80. fej.