Levéltári Közlemények, 35. (1964)

Levéltári Közlemények, 35. (1964) 1. - Szedő Antal: A ma levéltárelmélete / 3–20. o.

6 Szedő Antal Ezek után, követve Schelleníberg könyve német kiadásának (mely nem teljesen azonos az angol nyelvű kiadással) beosztását és fejtegetéseit, menjünk végig a modern levéltártan problémáin, esetenként visszapillantva természetesen a történeti előzményekre is. Irattárak 1. Alapelvek A szakirodalom érdeklődése — mint már az eddigiek is mutatták — tehát erősen a modern, a ma élő és keletkező iratanyag s így az irattárak felé forduk. Ez természetes, hiszen az iratoknak az irattárakban kialakult rendje döntően befolyásolja további sorsukat. Ma már a legtöbb országban a levéltárakban csiak a beszállított anyag bizonyos felülvizsgálatáfa kerül sor, de az irattárakban kialakult rend megmarad. Nem lehet ugyanezt a segédletekről elmondani: a levéltárakban olyan •segédletek is készülnek, amilyenek az irattárakban nem használatosak. Schellenberg — és ebben nem lehet egyetérteni vele — alapvető különbséget lát a regisztratúra rendszer és az ún. „fiiing sysltem" között, az önmutató sorozatok rendszerét értve ez utóbbi alatt, melyhez nem kell iktatókönyv és mutató. Itt ui., véleményünk szerint, csupán a fejlődés különböző fokozatairól van szó. Az iratkezelési rendszerek az iratcsoportosítás durvább módjaitól a kifinomultabb módszerek felé haladtak, mígnem az iratok átgondolt csoportosítása lehetővé nem tette a lajstromozás és a mutatózás elhagyáisát. A szerző nagyon helyesen állapítja meg, hogy a Dewey-féle rendszer, a könyvtárakban alkalmazott formában, nem alkalmas hivatali iratok rendezésére. Tizedes rendszerben tagolt felépítése ui. túlságosan részletes, a jelzetek túl bonyolultak, s egyébként is: filozófiai szemléletmóddal egy segédhivatalban nem sokra megyünk. De e rendszer változatai egyre jobban elterjednek, ha nem. is mindig használják fel mind a 10 rendelkezésre álló számot. A lajstromozás és mutatózás elhagyása azonban nemcsak Amerikában használatos, hanem másutt is, habár az Egyesült Államokban fejlődött ki legkorábban, sokszor azzal is kezdték. Persze, bizonyos régen alkalmazott, kezdetleges csoportosítási rendszerek bizonyos fajta iratoknál még ma is alkalmazásra kerülnek; ez kiderül mindegyik fentebb említett szakkönyvből. Jegyzőkönyvek ma is kronologikus sorrendben kerülnek elhelyezésre, gyámhatósági iratok, bírósági iratok kerülhetnek a személynevek kezdőbetűje szerint összeállított csoportokba, térképeket is külön szekrényeikben szoktunk őrizni, sőt Oklevéleket is. A modern iratkezelés azonban alapvetően tárgyi csoportokkal dolgozik éspedig helyes, ha kisebb iratcsoportoknál az iratok funkcióját veszi alapul, nagyobb csoportokat pedig az irattermelő szerv organizációs egységei szerint alkot. Schellenberg, erről szólva, helyesen különbözteti meg az irat funkcióját a tartalmától és mutat rá a túlságos absztrakciók veszélyére. Schdllenbefg helyesen állapítja meg azt is, hogy a helyes iratkezelésnek figyelemmel kell kísérnie az irat sorsát, és rámutat arra, hogy amilyen könnyű a csupán rutin által termelt iratokat szemmel tartani, olyan nehéz az értékes iratokat a modern idők termelte irattömegből kiemelni, különösen akkor, ha a legfontosabb intézkedések nem is ífásbelileg történnek (a telefon a történelem niagy megraMója — állapítja meg). Az iratoknál is születési szabályozást