Levéltári Közlemények, 35. (1964)
Levéltári Közlemények, 35. (1964) 1. - Szedő Antal: A ma levéltárelmélete / 3–20. o.
A ma levéltárelmélcte 11 a csoportjába sorolja azokat az utasításokat, alapelveiket is, melyek a hivatal vagy intézmény munkáját szabályozzák. Mindezek az iratok a hivatalok, vállalatok életét, tevékenységét tükrözik vissza. Az iratok túlnyomó nlagy részét azonban nem azért őrzik a levéltáraikban 1 , mert felvilágosítást nyújtanak hivatalok, intézmények történetére, életére, hanem azért, mert tartalmuknál fogva fényt vetnék a történelem eseményeire. Tartalom szempontjából Schelleniberg szerint 3 szempontot kell az iratok értékelésénél figyelembe venni: az egyediséget, a formát és 'a jelentőséget, fontosságot. Mivel a régebbi időkben nem isimerték a sokszorosítást és kevés is volt az irattermelés, minden országban bizonyos évszámnál (nálunk 1867, Angliában 1750, Németországban 1700 stb,) régebbi inatokat, miivel egyediek, unikumok, egyáltalán nem lehet selejtezni. Viszont az iratok többsége ma a fejlett sokszorosítási módszerek segítségével (karbonpapír, Stencil, rotaprint eljárás stb.) több példányban készül, így egyes másolatakat nyugodtan 'ki lehet selejtezni.. Ami a dokumentumok formáját illeti, elsősorban olyan iratokat kell megőrizni, amelyeiknek tartalma koncentrált, tehát sok adatot, esetleg összesítve tartalmaznak. Másodsorban vigyázni kell arra is, hogy bizonyos formáj'ú iratok minden kutató számára érthetők és hozzáférhetőek legyenek. (Pl. Hollerith kártyákhoz, magnetofon szalagokhoz a megfelelő gépek is rendelkezésre álljanak.) Ami az irat tartalmának fontosságát illeti, ezt a legnehezebb biztos ismérvek alapján megállapítani. Ez a selejtezésnél is a legfőbb probléma, mivel sok levéltáros azon az alapon nem mer kiselejtezni iratokat, hogy ami ma nem fontos, azt a holnap kutatója esetleg jelentősnek fogja találni. Itt valóban szerep jut a szubjektumnak. Mindenesetre túl speciális érdeklődést nem lehet figyelembe venni. A levéltáros, aki éppen most került ki az egyetemről, még nem rendelkezik az iratok értéke tekintetében biztos ítélettel. De az évek folyamán, rendezések, selejtezésiek eredményeképpen, kutatóknak adott felvilágosítások során számtalan ismeretet szerez a levéltáros és így az iratokat is megtanulja értékelni. A tartalmilag értékes iratok Schielilenberg szerint vonatkozhatnak személyekre, dolgokra és folyamatokra. A személyekre vonatkozó iratok közül a legfontosabbak a statisztikai iratok; ezeket az Egyesük Államokban megőrzik a levéltárban (a népszámlálási íveiket is, ezek egyedi iratok Schellenberg szerint). Fontosak az anyakönyvi iratok is, vagy azok, amelyek ezeket pótolhatják. Igen fontos, személyekre vonatkozó adatokat tartalmaznak a telekkönyvek és hasonló iratok (vagyonjogi viszonyokra), vagy a katonai és állami hivatali személyi nyilvántartások. Jogi személyekre vonatkozó iratok is nagy számban Vannak a levéltárakban. A dolgokra vonatkozó iratok közül legfontosabbak a földmérésekre, geológiai felvételekre, tériképfelvételekre vonatkozó iratok. Az Egyesült Államokban igen nagy iratanyaga van az utolsó évszázadban nyugati irányban végbement telepítéséknek. (Földosztó iratok.) Ide tartoznak a vasút- és útépítés iratai is, valamint a középületekre vonatkozó iratok és rajzok, a szabadalmakra vonatkozó iratok.
