Levéltári Közlemények, 28. (1958)

Levéltári Közlemények, 28. (1958) - Sashegyi Oszkár: Levéltári leltárak / 3–34. o.

Levéltári leltárak 13 az iratanyag megőrzésének biztosítását és a benne való eligazodás megkönnyítését szolgálta, mint a szorosabb értelemben vett leltárak általában, hanem, irodai nyilvántartás lévén, részben még le nem zárt ügyek állásáról tájékoztatott. Az irodai leltárak egy nevezetes példájáról, a helytartótanácsi manuale-ról már az előbbiekben szóltunk; ennek s a helytartótanácsi lajstromozásnak története világosan mutatja, hogy az iratok irodai nyilvántartása milyen döntő módon befolyásolhatja az irattári nyilvántartás mikéntjét. Az irodai nyilvántartás modernebb, s nem az iratok tárolását, hanem ügyviteli intézésük módját rögzítő formája az iratok iktatása. Az iktatókönyv voltaképpen nem egyszerű segédkönyv, hanem több annál: az iratok egy fajtája, jegyzőkönyv, amely az egyes iratokkal kapcsolatban tartalmazza az azok intézésére vonatkozó adatokat. Ilyenformán az iktatókönyv bizonyos mértékig az ülés jegyzőkönyvvel rokon, persze azzal a különbséggel, hogy míg az utóbbi a tanácsülések lefolyását rögzíti, az előbbi az egyes iratok <peadvánvok, ül. hivatalból készített kiadványok) sorsáról tájékoztat. Az iktatás bevezetésére a magyarországi központi kormányszékeknél csak a 18. század második felében került sor, ekkor alakult ki, bizonyos átmeneti formákkal tarkított fejlődés során, az iktatás hagyományos módja, amint az lényegében változatlanul máig is gyakorlatban van. Az iktatókönyvek az iratokat beérkezésük időrendjében jegyzékelik és annak megfelelően sórszámozzák. Ezért az iktatókönyv csak akkor tükrözi az iratok tárolási rendjét, ha az hozzá igazodik, vagyis, ha az iratokat iktatószámaik növekvő rendjében helyezik el egymás után. A hazai fejlődésre jellemző, -hogy az iktatás bevezetése után az irattári lajsitromkönyvek kezdenek eltűnni, s csak a helytartótanácsnál maradnak meg egészen annak megszűnéséig; 1849 után pedig, a közigazgatás osztrák mintára történő átszervezésével egy időben, teljes mértékben az iktatókönyv nyomul az irattári lajstromok helyébe, s azokat végérvényesen kiszorítja. Ez idő után leltárszerű segédeszközt az irattárak abban az esetben sem készítenek többé, ha az iratokat valamilyen tárgyi rendszerben kezelik, hanem megelégszenek azzal, hogy irattári számkönyvet fektessenek fel, ami az iktatókönyv rendjének és az iratok rendjének konkordanciáját adja. Ez azzal a következménnyel jár, hogy az ügyviteli nyilvántartás továbbra sem az ügyirat-egységekre, hanem a szinguláris iratokra épül, nemcsak az irodákban, hanem az irattárban is. Ha a mi irattárainkban már korábban a német repertóriumhoz vagy az orosz irattári leltárhoz hasonló nyilvántartást készítettek volna (aminek előfeltétele persze az aktafüzetek kialakítása volt), az iktatás bevezetése nyilvánvalóan nem befolyásolta volna különösképpen az irattárak munkáját. Minthogy azonban a mi regestratoraink nem az ügyirat-egységeket,, hanem a szinguláris iratokat tartották nyilván, az iktatás bevezetésével az irattári nyilvántartásnak ez a formája — úgy látszott — feleslegessé vált. Ügyiratokra épülő, összevontabb irafttári nyilvántartás ezután sem fejlődött ki, s így az irattárak nyilvántartó munkája az iktatás bevezetése után tulajdonképpen visszafejlődött.