Levéltári Közlemények, 26. (1955)

Levéltári Közlemények, 26. (1955) - IRODALOM - Szedő Antal: K. G. (Mitjaev) Mityajev: A levéltárügy elmélete és gyakorlata. [Bp.], 1954. / 296–301. o.

Irodalom 299 pontosítása, az irattárakkal való szoros kapcsolat biztosít. A kiselejtezett iratok sorsát pontosan szabályozzák a selejtezésre vonatkozó jogszabályok, ezeket általában csak lepecsételt zsákokban lehet a papírgyárak zúzdáiba szállítani, csak kivételes esetekben lehet selejtpapírt másképp és máshol (pl. tiszta oldalára fogalmazványt írni) felhasználni. Azt, akinek iratok törvénytelen módon való megsemmisítésében része van, büntetőjogilag felelősségre vonják (118- o.). Selejtezés után az összefűzött őrzési egységeket az említett jegyzék-leltárral átadják a levéltárnak. A szovjet levéltárosok sokkal kedvezőbb feltételek mellett foghatnak a szorosan vett levéltári munkákhoz, az iratanyag mindenirányú felhasználását lehetővé tevő segédletek készítéséhez, mint a magyar levéltárosok; kiselejtezett, rendezett, pontosan jegyzékeit anyagot vesznek át. Nálunk a régebbi, alapszámos iktatás mellett is, a levéltárak csak iktatókönyvet, mutató, számsorkönyvet kaptak az anyaggal, nem kaptak egy olyan jegyzéket (leltárat), mely az iratokat közvetlenül, tényleges irattári rendjükben tünteti, fel. Ezen a hiányon csak részben segít a csomó jegyzék és tétellajstrom, amelyeket a levéltárakban készítünk, hiszen mindnyájan tudjuk, hogy különösen a csomó jegyzék milyen bizonytalan segédlet, akár a megőrzés, akár az anyag feltárása szempontjából. A helyzet csak romlott azóta, amióta a szervek az iratokat a közigazgatási, majd a csoportszámos iratkezelési rendszer alapján kezelik. Azóta ugyanis az iratokat a borítólapon tartják nyilván és ezenkívül legfeljebb egy segédlet készül, az irattári terv, amely a Szovjetunióban használatos klasszifikátorhoz hasonlóan, a szervnél előforduló csoportszámokat tünteti fel, megjelölvén, hogy az egyes csoportszámok alatt milyen tárgyú iratokat tartanak nyilván. Hiányzik és hiányzott nálunk az iratok fóliálása, az irattárban készülő lajstrom, amely alapvető, őrzési célokat szolgáló leltár lett volna. Lajstromozás csupán a feudáliskori dikasztériumok irattáraiban folyt, a polgári korban az alapszámos rendszer csupán az alapszámok borítólapjain az alapszámokhoz tartozó iktatószámokról vezetett jegyzéket ismerte, más lajstrom nem készült az iratokról. A kedvezőbb feltételek lehetővé teszik a szovjet levéltárosok számára, hogy sokoldalú munkásságot fejtsenek ki az iratanyag legkülönbözőbb irányú feltárása és felhasználása érdekében. A feltárást szolgáló segédletek fondokról készülnek, fond alatt értvén az irattermelő szerv vagy egyén egész működése alatt létrejött iratok összességét. A legfontosabb ilyen segédlet a tudományos leltár, amely az őrzési célokat szolgáló leltár alapján készül, azzal a különbséggel, hogy a tudományos leltár — eltekintve egyes különleges fondoktól — nem őrzési egységenként ismerteti, a fondót, hanem a rokontartalmú őrzési egységeket csoportba fogja össze. A másik különbség, hogy a tudományos leltár kinyomtatásra készül, ezért lemond a rubrikákról, folyamatos szöveget ad. A tudományos leltár lényeges része a bevezetés, amely elmondja a fondképző és a fond történetét, rámutat az anyagban az idők folyamán keletkezett hiányosságokra, ismerteti a fond irattári rendszerét és a használat módját. A tudományos leltárhoz név-, hely- és tárgymutató készül. Természetesen a tudományos leltár általános tájékoztatót ad arra vonatkozólag, hogy az iratanyag tartalmánál fogva milyen témákra ad felvilágosítást. Egy témára ad felvilágosítást a tárgyi-tematikai katalógus. Ilyen katalógusok nemcsak a történettudomány számára készülnek, hanem a népgazdaság számára vagy egyéb célokból is. így pl. a II. világháború idején térképanyagot tártak fel a levéltárak a honvédelem számára is és ezzel értékes szolgalatot teljesítettek a hadműveletek megkönnyítésére. Persze nem mindjárt alakult ki a tárgyi katalógusok készítésénél a helyes módszer. Az e téren elkövethető hibák közül különösen óv Mityajev attól a maximalista törekvéstől, hogy az anyagot teljesen feltárjuk, azaz sokféle témára egyidejűleg gyűjtsünk egy anyagban cédulákat. Figyelmeztet arra, hogy a kartonok mennyisége utáni • hajszát a minőség. mindig megsínyli. Rámutat arra is, hogy csak már rendezett és leltározott anyagot lehet jól tematikailag feltárni. A katalógus elkészítésénél először azzal kell jól tisztába jönnünk, hogy tulajdonképpen mire is akarunk kutatni, tehát meg kell pontosan nevezni a témát, felsorolva a hozzá tartozó összes kérdéseket, megállapítva földrajzi és időbeli határait. A következő feladat megtalálni azokat a fondokat és az egyes fondókon belül azokat a tárgyi csoportokat, melyek adatot tartalmazhatnak a megadott témára. Ezek után következik az így kijelölt iratcsoportok átkutatása. Ha adatot találunk, azt meghatározott nagyságú kartonlapokon rögzítjük éspedig úgy, hogy feltüntetjük az adatot tartalmazó irat