Levéltári Közlemények, 18–19. (1940–1941)
Levéltári Közlemények, 18–19. (1940–1941) - ÉRTEKEZÉSEK - Varga Endre: Levéltárrendezés / 122–149. o.
136 VARGA ENDRE nes leltárat felvenni, hogy az anyagról a végleges rendezéshez behatóbb áttekintést kapjunk. 23 Hasonlóan ajánlatos az észlelt lényegesebb hiányok feljegyzése, minthogy ez a rendezés további menetében esetleg előkerülő anyag felismerését s ily módon részekre szakadt sorozatok anyagának egyesítését, téves összefüggésbe került iratcsoportok megfelelő helyének megállapítását stb, nagyon megkönnyítheti. A mondott feljegyzések készítése főleg a segédkönyveknél, általában a könyveknél hasznos, melyek feliratai rendesen hiányosak, sokszor tévesek vagy éppen félrevezetők, így agnoszkálásuk gyakran igen nehéz. Az említett hiány-jegyzék azonban az azonosítást meggyorsíthatja s ezáltal a könyv-anyag szortírozását, az egy-egy iratsorozathoz tartozó segédeszközök kiválogatását stb. előmozdíthatja. Ha azután ily módon az egyes sorozatok felkutatható egész írat- és könyvanyagát összegyűjtöttük — a levéltári test eredeti tagolódását teljesen megismertük — hozzáfoghatunk, a rendezés második étappe-jaként, a finomabb rendezéshez. 24 E második lépés: a sorozatok pontos rendbeszedése, a bekerült idegen darabok kiküszöbölése, 25 illetőleg az egyéb sorozatokból még előkerülő vagy más úton esetben — egy-egy levéltári test organikus állapotának megismerésénél — fokozottabb jelentőséget nyernek az anyagot létrehozó szerv (hatóság) ügyviteli instrukciói, regísztratúra-utasításaí, az illető' hatóság levéltárában végrehajtott rendezésekre vonatkozó különféle feljegyzések, régi ínventáriumok, a hivatali szervezet változásait megvilágító aktaszerű és egyéb források (gremiálís adatok hiányában esetleg a felügyelő hatóság levéltárában megmaradt felterjesztett jelentések), az anyag épen maradt részéből, vagy más hasonló (esetleg nem is egykorú) hatóság irattári rendszeréből levonható tanulságok, az ülésjegyzőkönyvek és (pontos felirathal ellátott) irattári segédkönyvek bejegyzéseiből a sorozatok tartalmára és összefüggésére nézve nyerhető kétségtelen felvilágosítások stb. stb. 23 A levéltári test részeit, azok egymásutánját és összefüggését stb, feltüntető conspectus bonyolult irattári rendszerű anyag rendezésénél sokszor egyáltalán nem nélkülözhető. Ezenkívül olykor előzetes rendezési terv kidolgozása is szükséges lehet. 24 Átlagosan karbantartott (hatósági) levéltárak rendezésénél a munka gyakran csak ezen a ponton kezdődik, 25 Itt említjük meg azt a speciális esetet, ha valamely irat már eredetileg, a regisztratúra kezelésében, téves sorozatba osztatott s ott is elenchizáltatott. Az ilyen darabokat, a rájukvezetett hibás szignatúrát korrigálva s mindkét sorozat segédkönyveiben a szükséges bejegyzéseket elvégezve, megfelelő helyükre tesszük át- A kiemelt iratok helyére ezenkívül azok új beosztását feltüntető utalólapokat fektetünk.
