Levéltári Közlemények, 17. (1939)

Levéltári Közlemények, 17. (1939) - ÉRTEKEZÉSEK - Csobán Endre: A számvevőségi iratok selejtezése / 194–207. o.

A SZÁMVEVŐSÉGI IRATOK SELEJTEZÉSE 203 tolva, természetesen megtartandók. (Kiselejteznetők azonban nagy százalékban a melléjük csatolt okmányok.) Hasonló módon folynak össze és cserélődnek fel a többi számvevőségi könyvek és naplók felírásai, A debreceni városi levéltárban főkönyvet jelentenek például a következő felírások: Kiadási Átnézet, Bevételi Átnézet, Földbérlők Jegyzéke, Lakbérlők Könyve, Legeltetési Könyv, Gyógyszerkönyv, Legelőadó Kivetés, stb. stb. Ha ezeket a felírásokat a levéltáros nem tisztázza már az előkészítés folyamán, a selejtezésben mindig zavarok lesznek. Említettük már, hogy az összes főkönyveket, számlakönyveket, főnaplókat, részletes naplókat és az összes számadásokat megtartjuk. Megtartandók továbbá a számvevőség külön irattárának iratai közül a fontosabbak, mindenek előtt azok, amelyek a számvevőség saját kezdeményezése folytán keletkeztek. Ilyenek lehetnek például a tisztviselőlétszám szaporítására, állások szervezésére, megszüntetésére vonatkozó iratok, számítások, statisztikai adatgyűjtések, a városi ügyosztályokkal vagy más hivatalokkal végzett fontosabb levelezések, a munka beosztására, menetére vonatkozó belső utasítások, stb. Megtartandók a felsőbb hatóságoktól érkezett leiratok, a város rendezésére, intézmények létesítésére, középületek emelésére, stb. vonatkozó iratok, községi pecsétlenyomatok, stb., amennyiben ilyenek a számvevőségi iratok között találhatók. Nagy számban fogunk találkozni a selejtezés folyamán utaló cédulákkal az irat hollétéről. Ezek a nyomtatott blankettán, külön papíron vagy magukon az iraton előforduló feljegyzések egyes íratok vagy iratcsomók kölcsönadásáról, csatolásáról, áthelyezéséről szólnak. Ha maga az irat, amelyre a feljegyzés vonatkozik, jelen van, az utaló cédulákat minden további nélkül kiselejtezzük vagy a feljegyzést a másik iraton áthúzzuk, Ha az írat nincs jelen, a feljegyzés lényegét bejegyezzük az iktatókönyv (napló, stb.) megfelelő tételénél s az utaló iratokat csak azután tesszük a kiselejtezettek közé. Fontos, hogy minden bejegyzést ellenőrizzünk, illetve a selejtezőkkel ellenőriztessünk. A számvevőségi irattárban Debrecenben találtunk nagy tömegű, kinyomatott költségelőirányzatot és zárószámadást. Ezeket évenként és nemenként két-két példány kivételével szintén a kiselejtezendő iratok közé soroztuk be.