Levéltári Közlemények, 17. (1939)

Levéltári Közlemények, 17. (1939) - ÉRTEKEZÉSEK - Ember Győző: A magyar királyi helytartótanács ügyintézése III., A számvevőhivatal : harmadik és befejező közlemény / 130–157. o.

J56 ' EMBER GYŐZŐ A faültetésről A lótenyésztésről Alapítványügyi ügyosztály A püspöki szemináriumok papnövendékeiről A lelkipásztorkodó szerzetesekről Az uradalmak követeléseiről és tartozásaitól A számvevők által jóváhagyott kiadványok fogalmazatait az irattárral egybekötött kiadóhivatalban másolták le és olvasták össze a tísztázatokkal. Az utasítások meghagyták a másolóknak, hogy tisztán, olvashatóan és lehetőleg javítások nélkül írjanak, az összeolvasok figyelmét pedig főleg a számadatok helyességének ellenőrzésére hívták fel. A fogalmazatokat a másolók és összeolvasok is aláírták, ez utóbbiak nevét a tisztázatokon is feltüntették, A tísztázatokat a fogalmazó tisztviselő, az ellenőrző számvevőtanácsos és a rangban első számvevő, olykor az igazgató is aláírta, azután postára adták, illetve átküldték a helytartótanácsnak, A helytartótanácsi beadványokat a tísztázatokkal együtt visszaküldték, az irattárban csak a számvevőhivatal iratait helyezték el. Az iratok elhelyezésénél és őrzésénél az volt a döntő szempont, hogy szükség esetén az összes előiratokat egy helyen találják meg. Ezért nem az iktatószámokat vették alapul, hanem tárgyi csoportokat állítottak fel és azokon belül az iratokat csomókba (fasciculi) kötötték és megszámozták. Minden darabon feltüntették, hogy hány melléklet tartozik hozzá, s a mellékletekre rávezették, hogy melyik darabhoz tartoznak. Az utasításokban nincs nyoma annak, hogy külön lajstromkönyveket is készítettek volna, megfelelő mutatókkal és számsorokkal. Azt sem említik az utasítások, hogy a beadványi és kiadványi jegyzőkönyvek valamelyik rovatában az illető írat irattári jelzetét megjelölték. Fel kell azonban tennünk, hogy az előiratok gyors kikeresése érdekében készítettek valamilyen segédkönyvet, amely legalább azt mutatta meg, hogy milyen tárgyi csoportok vannak. Igaz viszont, hogy a már ismertetett tárgyi segédkönyvek, amelyekhez pontos név- és tárgymutatók készültek, s amelyeket már a számvevői munka természetének megfelelően osztottak rovatokra, úgyszólván minden szükséges adatot azonnal megadtak, úgyhogy nem kellett minden esetben magukhoz az iratok-