Levéltári Közlemények, 16. (1938)

Levéltári Közlemények, 16. (1938) - KISEBB KÖZLEMÉNYEK - Ila Bálint: A magyarországi református egyház levéltári szabályzata / 249–254. o.

KISEBB KÖZLEMÉNYEK 253 levéltár teljesíthesse feladatát, A rendezésre is megállapíthatólag az Országos Levéltár már gyakorlatilag helyesnek bizonyult irányelveit követi a rendelet. Általában megtartandó tehát a ,,proveiúencia''-elvén felépült rend, azaz az anyag abban a rendben kezelendő, amellyel az az ügymenetből kikerült. Ha valamely levéltári test mai rendszere nem az egykori ügymenetből származik, e helyett más rendszerbe rendezhető át az anyag. Olyan anyagnál, ahol az eredeti ügykezelés rendje nem ismerhető fel, az időrendi elv alapján kell a rendezést végrehajtani, azaz az évek és hónapok szerint összerakott iratokat a hónapokon belül futó számokkal kell ellátni. Ha azonban nagyobb anyagról van szó, úgy a rendelet szerint ajánlatos bizonyos tartalmi csoportok szerint összerakni az iratokat és e csoportokon belül hajtani végre az imént említett futószámozást. Az így rendezett anyaghoz azután a futószámok szerint készítendő lajstromkönyv, ehhez pedig mutató. Itt van lefektetve az ismertetésünk elején már méltatott követelmény a folyó ügykezelésből keletkező iratanyag mikénti kezelésére, azaz iktatására és irattározására, amely a levéltár rendjére és rendezésére a jövőre nézve bír nagy fontossággal. E követelmény értelmében évenként íktatókönyvek vezetendők, hozzájuk mutatók készítendők és úgy az iktatók, mint a mutatók a hozzájuk tartozó ügykezelési iratokkal rendiben megőrzendők. Kisebb ügyforgalom esetén elégséges az egyszerű futószámos iktatás, a. nagyobb ügyforgalomnál azonban be kell vezetni az alapszámos ügykezelési rendszert,mely lehetővé teszi, hogy az azonos ügyre vonatkozó iratok közös alapszám alatt együtt maradjanak s kerüljenek majdan a levéltárba. Ebben az esetben azonban alapszámkőnyv készítendő, amely mutatja az egyes iktatmányok alapszámát. A rendelkezés utolsó előtti pontja a levéltár selejtezésének sok veszélyt rejtő problémáját oldja meg. Kimondja, hogy az 1883. év előtti anyag nem selejtezhető, a későbbi anyag selejtezéséhez az egyházígazgatás jövendő gyakorlati szükségei és a történettudomány szükségletei figyelembevételével részletes selejtezési terv készítendő, amelyet a konvent levéltárügyi bizottságának véleménye alapján az egyházkerületi, illetőleg egyházmegyei közgyűlés hagy jóvá s ugyanezek kérhetik a levéltárügyi bízottságtól a selejtezés ellenőrzését is. A selejtezést csak a levéltárnok, illetőleg a levéltár kezelője végezheti. A szabályrendelet utolsó pontja kötelezi a levéltár-