Berényiné Kovács Gyöngyi: A levelesládától a „leveles tárházig”. Tanulmányok Pest megye múltjából IV. - Pest Megye Múltjából 15. (Budapest, 2012) 43-67.

B EREN YINE KOVÁCS GYÖNGYI

A köz- és kisgyülési jegyzőkönyvek alkották a teljes iratanyag vázát. Ezek megfelelő sorszámait vezették fel az iratokra, és azokat évenként újrakezdődő numerikus sorrendben rakták le. Iktatókönyv gyanánt az ún. Extractus protocollum szolgált, amely a tárgyalt ügyek „velejét” adja. A jegyzőkönyvi számra utaló mutatókönyv a jegyzőkönyvekhez és az iratokhoz egyaránt használható. Balia a „politicum ” elnevezésű „régi” iratokat 3 sorozatra tagolta:

1. Kancelláriától, Helytartótanácstól és törvényhatóságoktól érkezett tudósítások;

2. királyi, kancelláriai, helytartótanácsi rendeletek, leiratok;

3. különféle levelezések, instantiák, (vegyes jegyzőkönyvek, nemesi iratok, lajstromok stb.).

A II. József alatt keletkezett közigazgatási iratokat („Germanica") meghagyta eredeti rendjében.

A közgyűlés elé kerülő peres ügyeket is beírta a lajstromkönyvbe, és kimutatózva külön - a „iuridica acta” sorozatába - tette le. A II. József-féle „iudicium subalternum ” megszűnése után visszaállított bírósági gyakorlat során keltezett iratokat az ún. pertárban (archívum iudiciale) helyezték el, ezeket szintén ő kezelte. Ezt - a Hétszemélyes Tábla véleményét is kikérve - a következőképpen tagolta:

1. polgári perek (civiles);

2. büntető perek (criminates)',

3. tiltakozások (protestationes)',

4. bírósági parancsok, levelezések (iurisdictio);

5. különféle kérelmek (instantiae)',

6. vegyes bírósági iratok: hivatali jelentések, nyomozások, szemlék, határjárások, ügyvédvallások, zálogos levelek, végrendeletek (iudiciale miscellaneum).

A Balla-féle rendezési séma hamarosan példaértékűvé vált. „...amikor a vármegyei levéltárban a nagy rendezés és lajstromozás folyt, olyan kiváló szorgalma és munkabírása révén országszerte ismert és kitiintettet levéltárnoka volt, mint Bállá Gábor. Csendben minden feltűnő jelentés nélkül rendezte és lajstromozta a levéltárát. Olyan példás rend honolt az ö kis birodalmában, hogy hozzá jöttek tanulni a kezdő levéltárnokok Tolnából, Baranyából. ”85

Tolna megye levéltárának rendezése is aktuálissá vált 1809-ben. Az iratanyagot 1810 és 1832 között kútfős rendszerbe sorolták.86 Lengyel János későbbi levéltárnokot még lajstromozóként küldte Majláth György főispán három hónapra Pest megye nagytekintélyű levéltámokához, Bállá Gáborhoz, hogy a levéltári iratkezelési és lajstromozási rendszert elsajátítsa. Tanulmányi útjáról visszaérkezve bízták rá a levéltárat.87 Baranya megye vezetősége szintén Pest megyébe küldte három hétre levéltámokát és segédjét, hogy a kor követelményeinek megfelelő lajstromozást megtanulják.88

85 Föglein, 1958. 189. o. Tolna megyéből Lengyel János lajstromozót küldték Bállá Gáborhoz gyakorlatra, mielőtt 1814. május 22-én kinevezték levéltámokká és tiszteletbeli jegyzővé.

86 Lakatos, 70-71. o.

87 MOL C 44. 1818. fase. 1. No. 218.

88 PMLIV. 3-a/l. 1833:4652.

55