Tájékoztató a Magyar Szocialista Munkáspárt archívumai számára [3] 1973. 154 p.

Szabó Gizella: A pártarchívumok nyilvántartási munkájáról

A változtatás tényét a "Megjegyzés" rovatban szintén fel kell jegyezni, dátummal és aláírással kell ellátni. A fondkönyvbe a fondról csak három esetben kerül bejegyzés: 1) amikor a fondot létesítjük, 2) amikor a fond neve megváltozik, 3) amikor a fond megszűnik. A fonddal kapcsolatos minden egyéb változást a nyilvántartás egyéb okmányaiban kell regisztrálni. A fonddossziéról

: Minden fondnak, amelyet a fondkönyvbe beírunk, vagyis az archívumban nyilvántartásba veszünk, dossziét kell nyitni. A dosszién fel kell tüntetni a fondszámot. A fondszámot a könnyebb megtalálhatóság végett a dosszié gerincére is fel kell irni. A fonddossziéban elsó iratként a fond létesítésére (beérkezésére, nyilvántartásba vételére, stb.) vonatkozó iratokat helyezzük cl. Minden, a fond további sorsával, változásaival kapcsolatos iratot, feljegyzést a fonddossziéban tárolunk. Ügyelni kell arra, hogy a fonddosszié tartalma a fond archívumon belüli életének, történetének képét nyújtsa. A fond létrehozásakor - amennyiben erre az archívumnak lehetősége van - ajánlatos a fond archi vumba kerülése előtti sorsát is Írásban rögzíteni; a fond későbbi rendezésekor ezek a bármilyen vázlatos feljegyzések is nagy segítséget nyújthatnak a fondtörténet megírásához, valamint a fond anyaga forrásértékének megállapításához, sőt esetleg magához a rendezéshez, vagy a fond rendezésekor napvilágra kerülő hiányok pótlásához, a hiányzó, elkeveredett anyagok feltalálásához, stb. is. Egy-két évtized multán . ezeknek a feljegyzéseknek történeti forrásértékük is lehet, természetesen csak abban az esetben, ha ezekbe csak pontos adatok kerülnek. El lenőrizetlen, ideiglenesen megállapított adatok többet árthatnak, mint használhatnak, ezeket gondosan kerülni kell. A fonddossziéba a fondhoz készült minden segédlet egy példányát, vagy a segédlet leírását le kell rakni. Pl. ha mutatókartonok készülnek