MoReq2010 Iratkezelőrendszerek moduláris követelményei. I. kötet. Alapszolgáltatások és beépülő modulok (MoReq 2010).
ELSŐ RÉSZ – FŐ FUNKCIÓK - 6. IRATKEZELÉSI SZOLGÁLTATÁS - 6.5. Funkcionális követelmények
MoReq2010 ® – Első rész – Alapszolgáltatások és beépülő modulok v1.0 Oldal 91 / 521 Copyright © 2010 & 2011 DLM Forum Foundation, minden jog fenntartva 6.3.3. Biztonsági előírások A fenti 6.3.2 Párhuzamos ügykezelési tevékenységek fejezetben említett példában a három különböző vállalati egység külön kezelte a nyilvántartott iratait, külön gyökéraggregációk segítségével. Elképzelhető azonban olyan szervezeti szabályozás, hogy az egyik vállalati egység felhasználói ne férhessenek hozzá a másik szervezeti egység nyilvántartott irataihoz. Például a felhasználók csak a saját aggregációjukban hozhatnak létre nyilvántartott iratokat, a többi egység aggregációinak iratait viszont csak böngészhetik, vagy megtekinthetik. De azt is előírhatják, hogy a felhasználók egyáltalán ne férjenek hozzá más egységek nyilvántartott irataihoz. Ez leginkább az olyan osztott iratkezelési környezetekre jellemző, ahol a különböző szervezeti egységek ugyanazt az iratkezelő rendszert használják, de nem végeznek csoportmunkát. Mivel az aggregációk a besorolási sémáktól függetlenül kezelendők, a MoReq2010® a szenzitív aggregációk esetében lehetőséget biztosít a hozzáférési jogosultságok könnyű hozzárendelésére. A saját nyilvántartott irataira vonatkozóan minden szervezeti egység meghatározhatja a felhasználók hozzáférési szintjét, míg a besorolásuk továbbra is közös marad a többi vállalati egységgel. A legtöbb szervezet rendelkezik biztonságos vagy szenzitív aggregációkkal , ami megköveteli a különböző hozzáférési szintek használatát . Ezt teremti meg a MoReq2010 ® azáltal, hogy az aggregáció kat biztonságossá lehet tenni magasabb szintű aggregációk által alkotott biztonságos területek létrehozásával, és az ezekhez rendelt hozzáférési jogosultságokkal anélkül, hogy kompromisszumokat kellene kötni a besorolási sémával kapcsolatban. 6.3.4. A nyilvántartott iratok helyben kezelése Az MCRS kezelhet egy másik ügyviteli rendszerben keletkezett és tárolt nyilvántartott iratokat is. Ezt más szóval nyilvántartott iratok helyben kezelésének nevezzük. Ebben az esetben az MCRS rendszerint olyan aggregációkat hoz létre, amelyek tükrözik az ügyviteli rendszerben létrejövő eredeti aggregációkat. Az ügyviteli rendszer általában létrehozza azt a szerves aggregáció r e ndszert , ami a saját specifikus céljainak legjobban megfelel. Például az ügyviteli rendszer működhet úgy, mint egy Wiki, lehet olyan mint egy adatbázis vagy egy tartalomkezelő rendszer, e -mail archiváló rendszer , vagy a dokumentumokon történő kollaboratív munka elősegítéséhez biztosíthat munkaterületeket. Sokféle lehetőség elképzelhető . Csak nagyon ritkán fordul elő, hogy egy ügykviteli rendszer kifejezetten egy iratkezelési besorolási séma köré épüljön, azonban az ügyviteli rendszer specifikus jellegétől, és az MCRS-el való együttműködési szintjétől függően elképzelhető az iratok automatikus besorolása a típusuk és az ügyviteli rendszer által meghatározott egyéb attribútumaik alapján. Ebben az esetben valószínűleg minden nyilvántartott iratot egyenként kell besorolni, és egy olyan aggregációban kell tárolni, mint amilyenben az ügyviteli rendszerben is volt. Az abban az aggregációban szereplő többi nyilvántartott iratnak nagy valószínűséggel más lesz a besorolása, attól függően, hogy az ügyviteli rendszerben milyen attribútumok szerint volt tárolva. 6.4. Funkcionális követelmények R6.5.1 Az MCRS-nek biztosítania kell a jogosult felhasználó számára, hogy aktív aggregációkat hozhasson létre (E14.2.1) legalább az alábbi metaadatokkal:
