MoReq2010 Iratkezelőrendszerek moduláris követelményei. I. kötet. Alapszolgáltatások és beépülő modulok (MoReq 2010).

ELSŐ RÉSZ – FŐ FUNKCIÓK - 6. IRATKEZELÉSI SZOLGÁLTATÁS - 6.1. Szolgáltatás információk - 6.2. Alapfogalmak

MoReq2010

® – Első rész – Alapszolgáltatások és beépülő modulok v1.0 Oldal 78 / 521 Copyright © 2010 & 2011 DLM Forum Foundation, minden jog fenntartva 6. Iratkezelési Szolgáltatás 6.1. Szolgáltatás Információk Szolgáltatás név Iratkezelési Szolgáltatás Szolgáltatás Verzió 1.0 Implementált Szolgáltatás Azonosító (lásd M14.4.42)

ced3d0df-3f9f-4807-9e96-b5b790adad4a 6.2. Alapfogalmak 6.2.1. Az iratok tervszerű csoportosítása Az iratkezelési szolgáltatás az MCRS-en belül több szinten elhelyezkedő aggregációkban kezeli a nyilvántartott iratokat. Minden aggregáció a nyilvántartott iratok vagy aggregációk egy csoportosítását jelenti. A nyilvántartott iratokat az alábbi okokból lehet aggregációba sorolni:  Ugyanahhoz az ügyviteli tranzakcióhoz vagy folyamathoz kapcsolódnak  Azonos témakör köré épülnek  Ugyanahhoz a személyhez, helyhez, projekthez, ügyhöz, klienshez, vagy eseményhez kapcsolódnak  Azonos metaadatokkal rendelkeznek  Ugyanaz a forrásuk vagy a formátumuk  Ugyanaz a szervezeti egység kezeli őket  Ugyanaz a célközönségük  Ugyanaz a biztonsági hozzáférési szintjük  Ugyanazok a megőrzési és selejtezési szabályaik Az aggregációk gyakran segítik a nyilvántartott iratok tartalmi megértését azáltal, hogy szándékosan egy adott kontextusba (hasonló iratokból álló környezetbe) helyezik a nyilvántartott iratokat. A teljes aggregáció így együttvéve szemléletes leírást ad a saját tartalmáról. Az aggregációk magasabb szintű aggregációkba is összefoghatók, a fenti okok miatt. Egy nyilvántartott iratokat tartalmazó aggregáció egy szülő aggregációhoz tartozhat, amely hasonló aggregációk egy csoportja. A legmagasabb szintű aggregáció maga az iratkezelési szolgáltatás, amely egészét tekintve az összes nyilvántartott iratot tartalmazó egyetlen aggregáció. Az ISO 23081 ennél is tovább megy, és egy olyan többszintű gyűjteménymodellel számol, amely nem pusztán egy iratkezelő rendszer vagy archívum, hanem a szervezeten belüli összes iratkezelő rendszer együttese, egy új absztrakt szintű aggregáció. Az aggregációknak van gyakorlati hasznuk is. Az aggregációkat meghatározhatják működési előnyök, vagy a kezelt nyilvántartott iratok miatti technikai korlátok is. Ez az eset általában akkor áll fenn, ha az iratkezelés egy másik ügyviteli rendszeren belül történik. Ebben az esetben az aggregációk szerkezete nagyban függhet az ügyviteli rendszerben használt szerkezettől. Ha például az ügyviteli rendszer munkaterületeket biztosít egy munkacsoport kollaboratív munkájához, akkor ezek a munkaterületek fogják az aggregációk alapját képezni az iratkezelő rendszerben.