MoReq2010 Iratkezelőrendszerek moduláris követelményei. I. kötet. Alapszolgáltatások és beépülő modulok (MoReq 2010).
ELSŐ RÉSZ – FŐ FUNKCIÓK - 5. BESOROLÁSI SZOLGÁLTATÁS - 5.1. Szolgáltatás információk - 5.2. Alapfogalmak
MoReq2010 ® – Első rész – Alapszolgáltatások és beépülő modulok v1.0 Oldal 70 / 521 Copyright © 2010 & 2011 DLM Forum Foundation, minden jog fenntartva 5. Besorolási Szolgáltatás 5.1. Szolgáltatás Információk Szolgáltatás név Besorolási Szolgáltatás Szolgáltatás Verzió 1.0 Implementált Szolgáltatás Azonosító (lásd M14.4.42) 10fea10e-9c2f-4760-9095-f4f9295f4b19 5.2. Alapfogalmak 5.2.1. Nyilvántartott iratok besorolása Minden MCRS-beli nyilvántartott iratot be kell sorolni. A MoReq2010®-ben ez azt jelenti, hogy a létrehozásától kezdve az összes nyilvántartott iratot hozzá kell rendelni egy irattári tétel entitáshoz. Az irattári tételek reprezentálják az iratképző szervezet ügyviteli folyamatait, tevékenységeit, tranzakcióit, így egy irat irattári tételhez rendelése pontosan meghatározza az irat ügyviteli kontextusát, fenntartava ezáltal kapcsolatát azzal az ügyviteli folyamattal, amely generálta. A MoReq2010 ®-ben a nyilvántartott iratok aggregációkba is besorolhatók. Az irattári tételekkel ellentétben aggregációkat több okból is létre lehet hozni. Például létrehozható olyan aggregáció, amely egy hagyományos „aktát” vagy fájlokat tároló mappát testesít meg. De viselkedhet nyilvántartott iratok „online könyvtáraként” is, amelyet meg lehet tekinteni egy bizonyos weboldalon. Aggregációkba lehet sorolni továbbá a nyilvántartott iratokat a gyakorlati használat megkönnyítse érdekében, mert ez által egy iratcsoportot egy entitásként lehet kezelni, vagy közös jogosultsági beállításokkal lehet használni. Az aggregációkat részletesebben a 6. Iratkezelési Szolgáltatás írja le. Ha az egy aggregációba sorolt iratok ugyanazzal az ügyviteli kontextussal rendelkeznek, akkor az irattári tételüket örökölhetik közvetlenül a szülő aggregációjuktól is. Ennek megkönnyítése érdekében a MoReq2010® megköveteli, hogy az aggregációk, ugyanúgy, mint a nyilvántartott iratok, be legyenek sorolva. Az öröklődés szerinti besorolás olyan rendszerekben ajánlott módszer, amelyek sok iratot kezelnek, mert így nem szükséges minden iratot egyenként besorolni. Ez azonban csak olyan nyilvántartott iratok esetében lehetséges, ahol az aggregáción belüli iratok homogének. A MoReq2010 ® lehetővé teszi heterogén aggregációk létrehozását is, ahol a nyilvántartott iratok különböző besorolásúak. Elképzelhető, hogy az iratok csak azért kerültek egy aggregációba, hogy a működést könnyítsék, például egy személyhez, helyhez, eseményhez, ügyhöz vagy klienshez kapcsolódnak (lásd: 6.2.1 Tematikus Aggregáció). Az előbbi példánál maradva, ugyanabban az online könyvtárban szereplő iratokat nem feltétlenül ugyanaz az ügykezelési folyamat generálta. Ebben az esetben minden aggregációbeli nyilvántartott iratot egyenként kell besorolni, felülírva azt az alapértelmezett irattári tételt, amelyet a szülő aggregációjuktól örököltek. A nyilvántartott iratok besorolása meghatározza az iratok ügyviteli kontextusát, a kontextus viszont meghatározza az iratok ügyviteli értékét, amely egyúttal kijelöli az iratok alapértelmezett selejtezési idejét. A selejtezési ütemtervek tartalmazzák a nyilvántartott irat irattári őrzési időtartamát és selejtezési időpontját. A nyilvántartott irat őrzési/selejtezési ideje elsődlegesen az irat irattári tételétől származik. A selejtezési ütemtervekről bővebben a 8. Selejtezési Ütemezés Szolgáltatás fejezetben lesz szó.
