MoReq2010 Iratkezelőrendszerek moduláris követelményei. I. kötet. Alapszolgáltatások és beépülő modulok (MoReq 2010).
ELSŐ RÉSZ – FŐ FUNKCIÓK - 1. A MOREQ-RŐL ÁLTALÁBAN - 1.4. Iratkezelési alapismeretek
MoReq2010 ® – Első rész – Alapszolgáltatások és beépülő modulok v1.0 Oldal 27 / 521 Copyright © 2010 & 2011 DLM Forum Foundation, minden jog fenntartva 1.4.6. Megőrzés és selejtezés A MoReq2010 ® szorosan összeköti az ügykörök szerinti besorolást a megőrzéssel és selejtezéssel, úgy, hogy minden irattári tételhez tartozik egy selejtezési idő, és minden nyilvántartott irat alapértelmezetten örökli a tétel selejtezési idejét, érvényesítve ezáltal a „besorolás eldönti az irat sorsát” elvét. Ez különbözik jó néhány megközelítéstől, amelyek szerint a nyilvántartott irat selejtezési idejét az aggregációjától örökli, vagyis nem közvetlenül a tételétől. A MoReq2010 ® selejtezési elvének egyik legfontosabb szabálya, hogy egy nyilvántartott irathoz egyszerre nem tartozhat egynél több selejtezési ütemterv. A specifikáció engedélyezi ugyan az alapértelmezett (irattári tételtől örökölt) selejtezési idő felülírását, de adott időpillanatban egy nyilvántartott irathoz mindig csak egy selejtezési ütemterv tartozhat. Emiatt nem is fordulhat elő olyan megőrzési/selejtezési konfliktus, amelyet csak felhasználói beavatkozással lehet feloldani. Mivel ugyanazon aggregáción belüli nyilvántartott iratok különböző tételekhez tartozhatnak, és minden nyilvántartott iratnak van alapértelmezett selejtezési ütemezése, amelyet a tételétől örökölt, az aggregáción belüli nyilvántartott iratok selejtezési időpontja is kölünbözhet. A selejtezés tényleges időpontját a szervezet selejtezési ütemterve mellett a selejtezési eseményt kiváltó rendszerfolyamatok határozzák meg. A MoReq2010 ® az aggregációk selejtezéséhez az aluról fölfelé megsemmisítés elvét alkalmazza, vagyis egy aggregációt akkor selejtezhetünk, ha annak tartalma már selejtezésre került, és az aggregáció lezárt státuszt kapott. Az alulról fölfelé megsemmisítés elvét bővebben a 8.2.9. fejezet tárgyalja. Az alulról fölfelé megsemmisítés egyik előnye, hogy nem szükséges az aggregációkhoz selejtezési ütemtervet rendelni. A MoReq2010®-ben kizárólag a nyilvántartott iratoknak van selejtezési ideje. Habár a MoReq2010 ® az iratonkénti selejtezés elvét vallja, lehetséges ugyanazt a selejtezési műveletet rendelni több nyilvántartott irathoz egyidejűleg. Például a MoReq2010® engedélyezi egy aggregáció összes elemére az azonos selejtezési művelet alkalmazását. Ez megkönnyíti a használatot, amellett egyszerű és rugalmas módszert biztosít a selejtezés és megőrzés beállításához. 1.4.7. Eseménytörténet és auditálás Az ISO 15489 vagy metaadatok, vagy eseménynapló használatát írja elő a „nyilvántartott iratokhoz tartozó tranzakciók teljes és pontos dokumentálásához” (ISO 15489-1:2001, 8.3.2). A MoReq2010® is ezt a megközelítést teszi magáévá, de kiegészítve az „eseménytörténet” koncepciójával, amelyet az ISO 23081-ből emelt át. Az ISO 23081, az iratok metaadataira vonatkozó nemzetközi szabvány, az eseménytörténetet a következőképpen definiálja: „Az eseménytörténet metaadatcsoport dokumentálja az entitással és metaadataival, valamint azok kezelésével kapcsolatos múltbéli eseményeket. Minden egyes eseményhez definiálja az esemény típusát, hogy mi történt, mikor történt, miért történt, és ki volt az esemény kiváltója. Az eseménytörténet metaadatait az egyes eseményeket leíró adatsorok (szekvenciák) képezik.” A MoReq2010 ®-ben minden entitáshoz tartozik egy eseménytörténet. Ez különösen az interoperabilitás biztosítása miatt fontos, amikor valamely entitást az egyik iratkezelő rendszerből áthelyezzük egy másikba. Minden entitást egységes egészként kell áthelyezni, a metaadataival, eseménytörténetével, hozzáférési szabályaival, stb. együtt. Az eseménytörténet az entitás szerves része, amely segítségével az összes MCRS importálhatja és értelmezheti az összes múltbéli eseményt, ami a nyilvántartott irattal a korábbi rendszer(ek)ben történt.
